Mediante las listas de correo de soporte a usuarios de OpenOffice.org [1], nuestro compañero Luis E. Vásquez, de Colombia, nos ha hecho llegar sus investigaciones sobre la evolución de nuestra formidable aplicación ofimática.
Esta serie de artículos despejará muchísimas dudas sobre lo que nos trae la tan esperada versión 2.0 de OpenOffice.org, cuya publicación esperamos sobre marzo/abril de 2005.
Por ese motivo, me he decidido a abrir una sección específica dentro del Recetario para darles cabida. Espero que los disfrutéis.
[1] Cualquier usuario de OpenOffice.org debería suscribirse a las listas de correo; es la mejor manera de
Las instrucciones de suscripción las tenéis en http://superalumnos.net/listas_ooo.
Con este primer artículo de la serie "Nuevos horizontes para OpenOffice.org", Luis E. Vásquez nos informa sobre el último desarrollo estable del programa: la versión 1.1.4
En las últimas cuatro semanas he dedicado una buena cantidad de tiempo a probar de manera extensiva las nuevas liberaciones de la Comunidad y creo haber obtenido una serie valiosa de información que tratare de comunicar de la manera más simple, en una serie de artículos como éste, esperando sea de utilidad para nuestra Comunidad.
Las nuevas versiones de OpenOffice.org 1.1.4 están totalmente localizadas (por lo menos en los idiomas más comunes, no necesariamente los más usados) y su nivel de desempeño ha mejorado sustancialmente.
Su estabilidad en Windows XP (aún con el parche de seguridad SP2 instalado) es notable, tanto que en las últimas dos semanas ninguna de las 60 máquinas instaladas a modo de piloto en uno de nuestros clientes ha presentado ni un solo "paro".
También su velocidad de carga en archivos con volúmenes importantes de información, como hojas de cálculo, ha mejorado significativamente; tanto que al realizar la carga de un modelo desarrollado en Calc para la Evaluación de calidad de Aguas Potables (8 MB de información y cerca de 6.500 líneas de código en OpenBasic), se gastó 32% menos de tiempo que la misma carga en OpenOffice.org 1.1.2, usando el mismo equipo en condiciones similares de operación.
El uso del recurso RAM de la máquina también ha sido optimizado, usando solo 23 KB para la carga total del paquete en el momento de inicio. Esto contrasta con los cerca de 36 KB que requería el OpenOffice.org 1.1.2. En este punto, las instalaciones las hacemos siempre sin activar el QuickStart y ejecutando con un acceso directo desde el área de Inicio Rápido.
Sin embargo OO 1.1.4 no lee aún los nuevos formatos Open Documment de Oasis y he obtenido la confirmación del grupo de desarrollo de que esta característica estará disponible a partir de OO 1.1.5. Esto hace que las personas que están trabajando en modo nativo con OO 1.9 (prerelease de 2.0), generen archivos que no pueden ser abiertos y/o compartidos todavía con usuarios de OO 1.1.4 y anteriores; para ello recomendamos que al trabajar con OO 1.9 (prerelease de 2.0), generen de manera automática documentos de la serie sx?.
Bueno compañeros, esto ya se está volviendo largo y en la próxima entrega les contaré como localizar en su propio idioma las versiones OO 1.9.6x, incluyendo todas sus ayudas, menús y opciones.
Luis E. Vásquez
"RECIBIR ES LA PRIMERA PIEDRA DE LA GRAN CATEDRAL DE LA CARIDAD"
En este artículo, Luis E. Vásquez nos explica cómo podemos obtener e instalar las versiones beta de OpenOffice.org 2.0 (numeradas como 1.9.6x). También nos informa del método a seguir para poder disponer de las localizaciones en idiomas diferentes al inglés.
Ello nos permitirá comenzar a disfrutar de lo que está por venir :-)
Disponer de las versiones previas de OpenOffice.org 2.0, es sin lugar a dudas una ventaja bien importante para preparar la adecuada implementación en ambientes reales de producción; a la fecha está disponible OpenOffice.org 1.9 m65 (aunque ya parece estar disponible la versión m67), en la dirección: http://download.openoffice.org/680/index.html, en sus versiones nativas (léase sin localizaciones) para Linux, Windows y Solaris. Este producto está totalmente en inglés, incluyendo ayudas, herramientas de autotexto y autoformato; además las herramientas de lingüística (corrector ortográfico, separador silábico y diccionario de sinónimos) están sólo en Inglés y, curiosamente, en Italiano.
Existe un paquete para OpenOffice.org 1.9, versiones 6X, que permite localizarlo para casi cualquier Idioma y con versiones para los Sistemas Operativos Windows, Linux y Solaris.
Éste puede ser bajado de la dirección http://oootranslation.services.openoffice.org/pub/OpenOffice.org/680m65 (allí existen todas las posibles versiones y sus variaciones en diferentes idiomas). Aunque hace referencia a m65, la verdad es que puede ser instalado sobre cualquier versión OpenOffice.org 1.9m6X, pues lo he probado en m62, m64 y m65 y funciona de maravilla. Sin embargo su instalación debe realizarse después de implementar el producto base. Si usted dispone de más de una versión de OpenOffice.org 1.9 instalada en su máquina, la localización sólo funcionará en una de ellas. Para instalar una nueva versión OpenOffice.org 1.9 m6x, se recomienda desinstalar versiones previas incluyendo el programa de localización y proceder a instalar de nuevo los dos componentes (OpenOffice.org y la correspondiente localización).
La traducción al correspondiente idioma es bastante completa, pues menús, opciones de autocompletar, formularios y diálogos quedan completamente localizados (con algunas sencillas excepciones; en Writer el menú de "Tabla" conserva algunas opciones en Inglés). Se incluyen en su totalidad las herramientas de ayuda, incluso el tema de Macros y automatización (aunque los encabezados son en Inglés, al consultar el tema se encuentra toda la referencia en el idioma seleccionado).
Para los que estamos elaborando material didáctico esta es una ayuda bastante importante, pues, como todos ustedes saben, en OpenOffice.org 2.0 existen cambios importantes en la interfaz de usuario, en Impress, en Draw y por supuesto por la inclusión de la nueva herramienta Bases de Datos.
Una nota final, el proceso de localización no instala las herramientas lingüísticas de corrector ortográfico, separador silábico y diccionario de sinónimos, que deben ser instaladas usando las herramientas tradicionales disponibles en el menú principal bajo las opciones Archivo -> Asistentes -> Instalar diccionarios nuevos....
Espero que esta información les sea de utilidad y en el próximo artículo empezare a comentarles mis impresiones y análisis sobre la nueva interfaz gráfica de usuario.
Luis E. Vásquez
"DAR Y RECIBIR SON EL RESULTADO DE LA MISMA ACCION DE CARIDAD"
En el tercer artículo de la serie Nuevos horizontes para OpenOffice.org, Luis E. Vásquez nos informa de la nueva interfaz de usuario del programa, que a muchos sorprenderá por su parecido con la de Microsoft Office.
Quienes me han oído en diversos foros en los que he participado, saben que mi opinión personal es que se dedica excesiva energía a esta compatibilidad de la interfaz con el líder del mercado; por otra parte, comprendo este esfuerzo: no es ningún secreto que puede ser un factor estratégico para atraer a ese 95% del mercado cautivo de la multinacional dominante.
La nueva versión OpenOffice.org 2.0, tiene cambios significativos en la interfaz de usuario; a continuación les participo los resultados de una prueba piloto realizada en dos entidades publicas con 80 usuarios a los que se les instaló la versión OpenOffice.org 1.9m64 durante tres semanas; de ellos, 60 han sido usuarios de OpenOffice.org 1.1.x durante ocho o más meses (institución A), y los 20 restantes (institución B) son usuarios nuevos que se encuentran en un proceso de migración desde MS Office 97/2000. y que previamente recibieron nuestro curso OpenOffice.org para Usuarios de MS Office de 10 horas de duración.
Las conclusiones generales fueron, en términos generales, las siguientes:
Finalmente nuestras conclusiones sobre la información obtenida nos lleva a dos claras conclusiones:
Espero que esta información les sea útil y sirva para futuras implantaciones. En la próxima entrega les describiré de manera detallada la operación, configuración y/o personanlización de la nueva interfaz de OpenOffice.org 2.0.
Luis E. Vásquez
"NO SOLO SE REGALAN BIENES O DINERO; TAMBIEN PUEDES REGALAR CONOCIMIENTO"
Las nuevas posibilidades de personalización de la interfaz de OpenOffice.org son el asunto de esta cuarta entrega de Luis E. Vásquez, de la serie publicada inicialmente en las listas de correo de usuarios de OpenOffice.org, y por cuyo interés he decidido agrupar en forma de artículos en una sección específica del Recetario con el título "Nuevos horizontes para OpenOffice.org"
Los cambios en la presentación visual del producto en todos sus componentes son radicales, presentando no sólo un nuevo y variado conjunto de iconos (con nueva densidad), sino un cambio total en su operación, configuración y presentación. El objetivo primordial de este cambio es sin lugar a dudas “....verse, operarse y configurarse...” igual a MS Office, conservando una enorme similitud con la versión 11 (Office 2003).
Todas las barras de símbolos pueden ser configuradas mediante menús desplegables, usando el icono disponible en su extremo derecho, un pequeño triángulo negro invertido, que reemplaza al pequeño triángulo verde ubicado en la parte superior derecha de algunos iconos en las versiones anteriores. También pueden ser convertidas a ventanas flotantes, con una simple doble pulsación de ratón y retornadas a su posición original acoplada repitiendo la misma operación. Este proceso tiene algunas excepciones como la barra de funciones en Calc y la del navegador de orígenes de datos.
El proceso de personalización se hace con una simple pulsación en lugar de usar, como en versiones anteriores, el botón secundario del ratón (esta acción es generalizada en todos los módulos y barras de OpenOffice.org), lo que activa un formulario bastante completo que permite no tan sólo seleccionar las diferentes opciones de operación (mediante iconos o texto), sino que también permite seleccionar la barra deseada (quince posibles en la hoja de cálculo, el número depende del módulo de OpenOffice.org que se tenga activo). Además de poder cambiar de icono entre una variedad de 401 disponibles. La nueva versión de configuración tiene una nueva opción para añadir nuevos comandos a cualquier barra, en cualquier módulo de OpenOffice.org, lo que sin lugar a dudas proporcionará una valiosa posibilidad de crear interfaces bastante amigables y de fácil y rápida configuración.
Usando el mismo formulario también puede configurarse una variada gama de posibilidades para las diferentes opciones del menú principal.
También las barras configurables pueden ser fijadas en su posición, limitando su movimiento y/o reconfiguración; además la tradicional barra de herramientas, ahora está en posición horizontal, en la parte inferior de la pantalla, aunque por supuesto puede moverse a su posición original con una pulsación larga, arrastrando desde su punto de anclaje (línea punteada gruesa ubicada en su extremo izquierdo). La anterior es una poderosa opción que esta disponible en todos los módulos de OOo y que permite de manera bastante dinámica, ágil y rápida la configuración, visualización y reposicionamiento de casi todas las barras de objetos y/o herramientas (cerca de cuarenta), disponibles en OOo.
En la próxima entrega les contare de manera detallada como sobrevivir y convivir, con los nuevos formatos OASIS Open Document y los anteriores de la familia sx? y sd?.
Luis E. Vásquez
"DAR AMOR ES LA MAS LOABLE ACTITUD DEL SER HUMANO"
Luis E. Vásquez nos informa de las novedades en los formatos de archivo de la próxima versión del programa. ¿Qué problemas traerá esta característica para los usuarios de versiones antiguas que decidan no actualizarse? Hay en proyecto un parche para las versiones antiguas que permita solucionar este problema.
Pero ¿para qué aplicar un parche si te puedes actualizar libre y gratuitamente a la nueva versión del programa? ;-)
OpenOffice.org ha utilizado desde su nacimiento los esquemas de XML para la estructuración y almacenamiento de los archivos de datos y configuración, tratando de independizarles completamente de la aplicación.
Esta característica logra entre otras cosas que diferentes aplicaciones usando múltiples plataformas puedan usar los datos originales sin ninguna modificación. Desde sus inicios Desde su nacimiento OpenOffice.org/StarOffice adoptaron el primer esquema nacido de OASIS (consorcio para la creación, mantenimiento y publicación de estándares XML), conocido como TC para la creación, edición y mantenimiento de los archivos de datos y esquemas de configuración.
En su continuo trabajo de estandarización OASIS publicó un nuevo esquema con el nombre de XML o formato abierto de documentos (Open Document), que de inmediato fue tomado como elemento constitutivo de la nueva versión de OOo.2.0.
La anterior decisión creará de manera estándar archivos con formato binario diferente a los creados en las versiones anteriores de OpenOffice.org y StarOffice. Sin embargo todos los archivos creados por versiones StarOffice 5.x, 6.x y 7.x, así como OpenOffice.org 1.x.x y 1.1.x serán leídos, editados y mantenidos sin ninguna dificultad por la nueva versión de OpenOffice.org (a partir de la versión OpenOffice.org 1.1.5 y de StarOffice 7.0 PP4), pero las versiones actuales de ambos productos no entenderán el nuevo esquema, lo que en primera instancia no les permitiría usar los documentos creados por de OOo 2.0.
Es importante hacer notar que las versiones OpenOffice.org 2.0 / StarOffice 8.0 conservan la opción de configuración que permite crear de manera estándar archivos en otros formatos binarios diferentes al esquema XML adoptado (doc, xls, ppt, pps, etc.).
Existe actualmente en estado avanzado de desarrollo, un proyecto para la creación de un parche, que aplicado a las versiones StarOffice 6.x/7.x y OpenOffice.org 1.x, (a partir de la versión OO 1.1.5 y de StarOffice 7.0 PP4), permitirá leer, editar y mantener los nuevos archivos XML creados por los nuevos productos.
La adopción del nuevo esquema estándar XML o Documentos Abiertos (Open Documents) garantizará de manera real y definitiva compartir sin ninguna limitación archivos de datos entre todo tipo de aplicaciones y herramientas de oficina. Informacion bastante detallada sobre este tema puede hallarse en la dirección http://specs.openoffice.org/appwide/fileIO/FileFormatNames.sxw.
En la tabla siguiente se muestra las nuevas extensiones al lado de las usadas actualmente.
| Tipo de archivo | OpenOffice.org 2.0 StarOffice 8.0 |
OpenOffice.org 1.x.x StarOffice 7.x_6.x |
| Documento de texto | oxt | sxw |
| Hoja de calculo | oxs | sxc |
| Presentación | oxp | sxi |
| Documento HTML | oxh | sxw |
| Plantilla de texto | ott | stw |
| Plantilla de Hoja de calculo | ots | stc |
| Plantilla de Presentación | otp | sti |
| Dibujo | oxd | sxd |
En la próxima entrega mostraré una tabla de decisión que fue cuidadosamente diseñada y que permitirá tomar medidas importantes sobre "...¿qué formato usar...?", de acuerdo al escenario y uso de las diferentes suites de oficina.
Luis E. Vásquez
"DAR ALEGREMENTE SANA GRANDEMENTE EL CORAZON"
Con esta sexta entrega de Nuevos horizontes para OpenOffice.org, Luis E. Vásquez desarrolla una guía de aplicación práctica, que nos facilitará la decisión sobre qué formatos aplicar en nuestro trabajo cotidiano con el programa.
La posible mezcla de diferentes formatos en los documentos de oficina de una corporación, aumenta de manera significativa las actividades para administrarlos, soportarlos, respaldarlos, compartirlos, publicarlos y distribuirlos.
Este evento va a ser especialmente significativo con la próxima publicación de OpenOffice.org 2.0 / StarOffice 8.0, acentuada por la mezcla de formatos que actualmente se tiene en todos los procesos de migración e implementación de ambas suites. En la siguiente tabla se muestra una orientación posible, que permita tomar una decisiòn acertada sobre la selección probable del correspondiente formato para la creación de una posible mezcla administrable y de alto rendimiento.
| Matriz General Formatos usados en Automatización de Oficina | ||||
|---|---|---|---|---|
| Escenario Actual | Suite Dominante | Usará OO2.0? | Usa Actualmente | Usar |
| Conviven St 5.x/OO (1).x.x | StarOffice 5.x | no | Sd? | Sd? |
| Conviven St 5.x/OO | OpenOffice | no | Sx? | Sx? |
| Conviven St 5.x/OO (1).x.x | StarOffice 5.x | si | Sd? | od?(1) |
| Conviven St 5.x/OO | OpenOffice | si | Sx? | od?(1) |
| Conviven St 6x/7x/OO | StarOffice 6x/7x | no | Sx? | Sx? |
| Conviven St 6x/7x/OO | OpenOffice | si | Sx? | od?(1) |
| Conviven St 6x/7x/Ms Office | StarOffice 6x/7x | no | Ms Office | Ms Office |
| Conviven St 6x/7x/Ms Office | Ms Office | no | Ms Office | Ms Office |
| Conviven St 6x/7x/Ms Office | StarOffice 6x/7x | no | Sx? | Sx? |
| Conviven St 6x/7x/Ms Office | StarOffice 6x/7x | si | Ms Office | od?(1) |
| Conviven St 6x/7x/Ms Office | Ms Office | si | Ms Office | Ms Office |
| Conviven St 6x/7x/Ms Office | StarOffice 6x/7x | si | Sx? | od?(1) |
| Conviven OO (1).x.x/Ms Office | Ms Office | no | Ms Office | Ms Office |
| Conviven OO (1).x.x/Ms Office | OO (1).x.x | no | Ms Office | Ms Office |
| Conviven OO (1).x.x/Ms Office | OO (1).x.x | no | Sx? | Sx? |
| Conviven OO (1).x.x/Ms Office | OO (1).x.x | si | Ms Office | od?(1) |
| Conviven OO (1).x.x/Ms Office | Ms Office | si | Ms Office | od?(1) |
| Conviven OO (1).x.x/Ms Office | OO (1).x.x | si | Sx? | od?(1) |
| StarOffice 5.x | StarOffice 5.x | no | Sd? | Sd? |
| StarOffice 5.x | StarOffice 5.x | si | Sd? | od?(1) |
| StarOffice 6x/7x | StarOffice 6x/7x | no | Sx? | Sx? |
| StarOffice 6x/7x | StarOffice 6x/7x | si | Sx? | od?(1) |
| Ms Office | Ms Office | si | Ms Office | Ms Office |
| OpenOffice (1).x.x | OpenOffice (1).x.x | si | Sx? | od?(1) |
|
Claves: sd? : Documento binario StarOffice 5.x (formato propio). sx? : Documento binario Xml OO (1).x.x/StarOffice 6x/7x (formato publico). Ms Office : Documento binario Ms Office, tales como doc, xls,ppt, xla etc (formato propio). Od? : Documento Oasis Xml (formato publico). (1) : A efectos de compatibilidad con OO 2.0, actualizar a la versión OO 1.1.5. Las versiones StarOffice 6.x y StarOffice 7.x deberán ser actualizadas con el PP4 (Product Pacth 4) |
||||
En nuestros clientes se ha planteado una norma general, para que cualquier tipo de documento público o privado que sea publicado al exterior de la corporación, se haga en formato PDF. Esta misma norma se ha extendido a los documentos públicos de circulación interna que se publican en modo de sólo lectura. Un ejemplo clásico de este caso se refiere a la publicación interna de los documentos de Certificación y Calidad de las normas ISO 9000/14000.
En el próximo artículo mostraré de manera detallada la configuración de OpenOffice.org que nos ha producido excelentes resultados en todos los ambientes clásicos de migración desde Micosoft Office..
Luis E. Vásquez
"DAR CON ALEGRIA, SANA GRANDEMENTE EL CORAZON"
Luis E. Vásquez nos expone con gran claridad algunas directrices básicas para migrar a OpenOffice.org en entornos corporativos y organizacionales
Tal vez las cuatro más ricas y útiles conclusiones que hemos sacado en los innumerables procesos de migración que hemos desarrollado en los últimos cinco años son:
Por lo anterior y para facilitar de manera importante los procesos para un inicio exitoso de migración, lo primero que proponemos es la generación de las primeras políticas corporativas, que sean implementadas como elementos del trabajo cotidiano. La implementación de estas simples guías evitará gran cantidad de las dificultades iniciales.
En una próxima entrega mostraré la configuración de Herramientas -> Opciones, que mejor resultado nos ha proporcionado en procesos exitosos de migración.
Luis E. Vásquez
"RECIBIR CONOCIMIENTO SIN EGOISMO; NOS HABILITA DE MANERA INMEDIATA PARA DAR SABIDURIA"
En esta octava entrega de su estudio, Luis E. Vásquez aborda la optimización de opciones de configuración de OpenOffice.org especialmente orientada a corporaciones en proceso de migración (sobre todo, a organizaciones donde actualmente estén usando Microsoft Office). Este enfoque facilitará en extremo la adopción de OpenOffice.org con las menores dificultades de adaptación para la mayoría de usuarios.
Advierto de que los que somos 'alérgicos' a Microsoft podemos llegar a sentir picores a causa del enfoque dado por el autor, que hará que nuestro OpenOffice.org tenga toda la apariencia de un clónico del Office. ;-)
En su descarga, comentar que esta orientación está especialmente indicada para 'engrasar' la migración en organizaciones con gran número de usuarios habituados a trabajar exclusivamente con las herramientas de Microsoft. En esas circunstancias, creo que estas orientaciones de Luis serán lo más adecuado para disminuir el tiempo y, por tanto, el coste del proceso.
El proceso de configuración de OpenOffice.org, no solo es terriblemente simple, sino grandemente beneficioso para los delicados procesos de migración. En este punto se hace en tres etapas, a saber:
(las opciones presentadas a continuación son complementarias y modifican las seleccionadas automáticamente en el proceso de instalación inicial del producto).
| Herramientas -> Opciones -> OpenOffice.org | ||
|---|---|---|
| General | Usar Diálogos OO: | no |
| Imprimir Define Docto Modificado: | no | |
| Memoria de Trabajo | Usar para OO: | 64 MB |
| Memoria por Objeto: | 4 MB | Número de Objetos: | 16 |
| Ver | Elementos menú inactivos: | no |
| Usar OpenGL: | no | Usar el dithering: | no | Vista Total interacción: | no | Java | Opciones de Java: | no |
| Herramientas -> Opciones -> Cargar / Guardar | ||
|---|---|---|
| General | Cargar Configuarción usuario: | sí |
| Guardar automáticamente: | sí | |
| Preguntar: | no | |
| Óptimo formato XML: | no | |
| Guardar URL Sistema archivo: | no | |
| Guardar URL en Internet: | no | |
| Tipo Documento de texto: | doc | Propiedades VBA | MS Word 97/2000 Cargar: | sí |
| MS Word 97/2000 Guardar: | sí | |
| Microsoft Office | Word a OpenOffice, Cargar: | sí |
| Word a OpenOffice, Guardar: | sí | |
| OpenOffice a Word, Cargar: | sí | |
| OpenOffice a Word, Guardar: | sí | |
| Mathtype a OpenOffice Math, Cargar: | sí | |
| OpenOffice Math a Mathtype, Guardar: | sí | |
| Compatibilidad HTML | Conjunto de caracteres: | West Windows 1252 |
| Herramientas -> Opciones -> Configuración de Idioma | ||
|---|---|---|
| Idioma para | Entorno local: | Predeterminado |
| Moneda: | Predeterminado | |
| Idioma Predeterminado | Occidental: | Local predefinido |
| Asiático: | ninguno | |
| CTL: | ninguno | |
| Admisión CTL: | sí | |
| Lingüística | Ortografía: | sí |
| Sinónimos: | sí | |
| Separador: | sí | |
| Diccionarios del usuario: | todos | |
| Opciones | Revisión automática: | sí |
| Separación automática: | sí | |
| Revisar áreas especiales: | sí | |
| Separar áreas especiales: | sí | |
(las opciones presentadas a continuación son complementarias y modifican las seleccionadas automáticamente en el proceso de instalación inicial del producto.)
| Herramientas -> Opciones -> Documento de Texto | ||
|---|---|---|
| General | Añadir espacios tablas y párrafos: | sí |
| Añadir espacios párrafos y tablas: | sí | |
| Ajusta espacio entre tabuladores: | sí | |
| Ver | Regla Vertical: | sí |
| Mostrar códigos de campo: | sí | |
| Ayuda formato | Mostrar fin de párrafo: | sí |
| Mostrar tabuladores: | sí | |
| Mostar espacios: | sí | |
| Fuentes básicas | Predeterminado: | Arial |
| Encabezado: | Arial | |
| Lista: | Arial | |
| Etiqueta: | Arial | |
| Índice: | Arial | |
De manera típica los usuarios de MS Office tienen tres tendencias clásicas en la operación e interacción con la GUI del producto; cuando un usuario de Ms Office pregunta por una acción cualquiera, no esta planteando su propia inquietud, mas bien está preguntando ...cómo se hace en MS Office...
Las características anteriores obligan una reconfiguracion cuidadosa que incluya reasignación de teclas rápidas, reubicación y selección de iconos y sus respectivos colores, reposicionamiento de barras y por supuesto la eliminación de barras e iconos que no hayan sido de uso común en MS Word (por lo menos en la primera etapa de migración). Afortunadamente estas acciones son bastante simples de realizar en OO.org, y sus archivos de configuración se modifican en una sola ocasión.
En un próximo capítulo haremos el mismo análisis de configuración y elaboración de políticas para la hoja de cálculo.
Luis E. Vásquez
"EL QUE POSEE SABIDURIA DEBERA INDEFECTIBLEMENTE REGALAR CONOCIMIENTO"
Una acumulación de trabajo me ha retrasado la transcripción de la novena entrega de Luis E. Vásquez sobre las novedades de OpenOffice.org y como enfocar el trabajo para obtener migraciones exitosas en entornos corporativos desde las aplicaciones de Office de Microsoft.
Disfrutadlo; hay unas recomendaciones muy interesantes.
Así como los usuarios de de procesadores de texto tienen sus propias inclinaciones operativas , también los usuarios de Hojas de cálculo, especialmente los de MS Office, manejan y operan la herramienta usando procesos y pasos adquiridos de manera empírica y que con el tiempo se tornan en vicios o costumbres improductivas, que finalmente generan un bajo nivel de uso de la herramienta. También los usuarios de Hojas de cálculo, tienden a creer que son de mejor familia, que los usuarios de Procesadores de texto y que su trabajo requiere de más esfuerzo intelectual, lo cual es completamente inexacto.
Hemos encontrado que el total de las corporaciones asesoradas, usan la hoja de cálculo en algunas actividades de tipo transaccional, procesando los datos desde su fuente original, creando verdaderas aplicaciones corporativas, que operan de manera real en sus sistemas de información, así por ejemplo no es raro encontrar un sistema de Nómina y liquidación de Salarios y Jornales o un Sistema de Costos de Producción totalmente desarrollado usando hojas de Cálculo. Adicional a este evento los desarrolladores de estos ambientes tienden a creer firmemente, que estos procesos les pertenecen de manera exclusiva y que por ser de su propiedad pueden llegar a inferir directamente en el comportamiento del área desarrollada. Además esto hace a estos personajes imprescindibles en la organización pues en verdad son los únicos que conocen los intríngulis y vericuetos de dicha aplicación.
Según las propias encuestas de OpenOffice.org, el número de usuarios de las herramientas de procesamiento de texto casi dobla en número a los de hojas de cálculo, pues según los resultados publicados en diciembre de 2004 éstos son apenas el 27%, mientas que aquellos son el 50%. Esta tendencia nos muestra de manera clara que una buena implementación de políticas adecuadas para el uso de estos dos componentes, cubrirá a tres de cada cuatro empleados de la corporación.
Por lo anterior y para facilitar de manera importante los procesos para un inicio exitoso de migración, lo primero que proponemos es la generación políticas complementarias corporativas para hojas de cálculo, que sean implementadas como elementos del trabajo cotidiano. Este es un excelente inicio para la implantación gradual de Políticas Corporativas para el uso de Herramientas de Oficina:
D1 = SUMA(A1:A20) -SUMA(B1:B20)- SUMA(C1:C20), se tenga en su lugar: VENTAS_NETAS = SUMA(VENTAS_MES) - SUMA(DEVOLUCIONES) - SUMA(DESCUENTOS).
En el próximo correo mostraré la configuración de "Herramientas-Opciones" para hojas de calculo que mejor resultado nos ha proporcionado en procesos exitosos de migración.
Luis E. Vásquez
"ES MAS FÁCIL CONTAGIAR LA ALEGRÍA QUE ENSEÑARLA"
En su novena entrega, Luis E. Vásquez nos muestra como configurar las opciones de OpenOffice.org Calc para una cómoda migración desde Excel. También ha añadido algunas sugerencias para minimizar las "incompatibilidades" de fórmulas entre Excel y Calc. No os lo perdáis.
En la siguiente tabla detallaré la configuración de OpenOffice.org Calc, que adicional a la estándar, nos puede proporcionar el mejor ambiente en procesos exitosos de migración desde MS Office.
| Herramientas -> Opciones -> Hoja de Cálculo | ||
|---|---|---|
| General | Métrica: Unidad Medida | Cm |
| Métrica: Tabulador | 1,25 | |
| Actualización: A petición | sí | |
| Configuración de entradas: Extender Formatos |
sí | |
| Configuración de entradas: Expandir Referencias al Insertar |
sí | |
| Configuración de entradas: Utilizar parámetros de Impresión para ... |
sí | |
| Configuración de entradas: Mostrar aviso de sobreescritura |
sí | |
| Ver | Ayuda Óptica: Saltos de Página | sí |
| Mostrar: Exceso de Texto | no | |
| Ventanas: Símbolos para esquemas | sí | |
| Imprimir | Páginas: No imprimir páginas vacías | sí |
| Hojas: Imprimir sólo hojas seleccionadas | sí | |
Es importante hacer notar que en OpenOffice.org Calc 2.0 la compatibilidad con MS Excel ha sido notablemente extendida, pero aún persisten diferencias importantes que pueden ser bastante notorias en usuarios arraigados de MS Office y que pueden dificultar significativamente un proceso de migración, por lo que deben “atacarse” de manera inmediata. Para nosotros las mas importantes han sido:
El contenido de texto en las celdas de Excel es siempre iniciado con minúscula, contrapuesto a la misma operación en Calc, que se inicia con mayúscula; para conservar la compatibilidad se recomienda desactivarla usando la opción Herramientas -> Corrección automática -> Opciones retirando la selección a Iniciar todas las frases con mayúsculas.
El manejo, creación, edición y mantenimiento en general de objetos gráficos y OLE sigue siendo marcadamente diferente, por lo que se ocasionan continuas “distorsiones” y diferencias claras de visualización en documentos que tiene insertados diagramas, logotipos, marcas de agua, etc. Este punto puede resolverse en un alto porcentaje con solo activar en OpenOffice.org Herramientas -> Opciones -> Cargar/Guardar -> Microsoft Office, todas las opciones de ambas columnas Cargar y Convertir y Convertir y Guardar. Esto garantizará que al leer cualquier documento .xls, .doc, .ppt, .pps, etc., OpenOffice.org convertirá dichos objetos a su propio ambiente y cuando los salve de nuevo invertirá totalmente el proceso, garantizando su edición y administración posterior por MS Office. Esta opción también actúa al activar la función Guardar como... para todos los documentos con formato MS Office.
Otro punto de máxima importancia es la interpretación del contenido de las celdas de texto que hace Calc, pues una celda con contenido “1” (literal uno), es para Calc valorada como la cantidad cero; por el contrario, Excel valora dicho contenido como la cantidad uno. Esta característica modifica de manera importante los cálculos aritméticos por lo que se recomienda plantear este evento a los usuarios de manera clara e implementar trucos lo más simples posibles para su solución. A continuación se describe como realizar una simple operación de este tipo: así, por ejemplo, si A1 contiene “10” (literal diez) y A2 contiene 10 ( número diez) en A3 se realiza la suma de ambas celdas mediante la siguiente formula: =SI(ESNÚMERO(A1);A1+A2;VALOR(A1)+A2).
Las formulas que usan matrices tales como SUMAR.SI(...), CONTAR.SI(...), sólo pueden hacer referencia a rangos simétricos de celdas, en contraste con Excel que puede hacer referencia a dos rangos asimétricos obteniendo resultados correctos, así en Excel la siguiente operación es valida:
| A | B | C | D | |
| 1 | Código | Valor | Grupo | |
| 2 | 1 | 55.343 | 1 | =SUMAR.SI($A$2:$A$7;C2;$B$2:$B$5) |
| 3 | 2 | 55.344 | 2 | =SUMAR.SI($A$2:$A$7;C3;$B$2:$B$5) |
| 4 | 3 | 55.345 | 3 | =SUMAR.SI($A$2:$A$7;C4;$B$2:$B$5) |
| 5 | 1 | 4.000 | ||
| 6 | 2 | 456.677 | ||
| 7 | 3 | 657 |
En el ejemplo anterior las formulas de la columna D, SUMAR.SI(...) hacen clara referencia a dos rangos asimétricos (número diferente de filas y/o columnas) y sin embargo se obtiene el resultado correcto pues Excel resume por el rango mayor, forzando la simetría en el proceso de cálculo. Sin embargo este mismo archivo al ser leído por Calc, genera en la misma formulación y en las celdas D2 a D5 un Err:504 (error en la lista de parámetros).
La solución a este evento es simplemente hacer simétricos los respectivos rangos en la formula correspondiente.
Existe un punto adicional que puede ser de mucha importancia para los que usan formulación estadística o financiera y es el referido al suministro de parámetros en funciones de Calc, pues este último no soporta la inserción de separadores consecutivos (coma o punto y coma, según configuración regional), para “mostrar” la ausencia de un elemento requerido; en cambio Excel acepta dicha representación. Así por ejemplo para calcular el valor de pago de anualidad, en Excel la formula =VA(0,05;10;100;;1) devuelve el valor 810,78; en Calc =VA(0.05;10;100;;1) devuelve Err:511 (falta una variable), para resolver este evento solo basta reformular =VA(0,05;10;100;0;1), agregando cero como parámetro ausente. Y se obtendrá el mismo valor.
En mi próxima entrega describiré con todo detalle el programa de entrenamiento de OpenOffice.org 2.0, dirigido a todo tipo de usuarios y personal administrativo que servirá para una exitosa implementacion y/o migración en los próximos dos trimestres.
"DAR AMOR ES MÁS SIMPLE Y LUCRATIVO QUE RECIBIRLO"
En esta entrega de "Nuevos Horizontes: OpenOffice.org 2.0", Luis E. Vásquez describe el programa de capacitación para OpenOffice.org 2.0 que imparte para empresas y organizaciones colombianas
Puede ser interesante su estudio e implementación en otros entornos ;-)
En los siguientes párrafos detallaré el programa de reentrenamiento/entrenamiento para OO en su versión 2.0. Como puede verse es una preparación anticipada y planeada para reducir al mínimo el posible impacto en procesos de migración. También puede servir como una valiosa herramienta de inicio para personal tanto técnico como administrativo.
Contenido:
Las Nuevas Versiones de OpenOffice 2.0 / StarOffice 8.0
Antecedentes:
Según estudios realizados por entidades del orden Internacional (IDC, Linux Journal, MetaGroup, etc), durante el año 2004 la participación del mercado mundial de Automatización de Oficina ha cambiado de manera significativa y en la actualidad solo OpenOffice.org tiene una participación del 16% del mercado, complementado por cerca de un 7% de StarOffice. Las razones fundamentales de este importante avance son entre otras:
Presentación:
Definitivamente OO 2.0/St 8.0 son pasos de alto significado para los actuales usuarios de dichos productos y para los crecientes y numerosos procesos de migración planeados por múltiples Corporaciones y Gobiernos en todo el mundo. Nuestro país no es ajeno a estos eventos y a la fecha se tienen cerca de 2500 pequeñas y medianas empresas que usan OO/St. Por esto ultimo se ha programado cuidadosamente este Seminario-Taller, con el objetivo primordial de permitir a todas las entidades la implementación exitosa del nuevo producto, sin ningún trauma y aprovechando las nuevas especificaciones.
Programa:
A continuación se describen los puntos de dicho seminario:
Metodología:
El seminario se realiza en un ambiente real con todas las versiones de OO y St instaladas (Betas OO2.0/ St 8.0) y demostrando de manera real cada uno de los puntos tratados con ejemplos comparativos. Se entrega a cada participante un documento describiendo cada una de las nuevas características con ejemplos desarrollados de manera practica. edemas se entrega un CD con cerca de 500Mb de información con: los instaladores para las versiones Beta de OO 2.0 y StarOffice 8.0, los nuevos complementos Java Sdk, Java Mail y Jre 5.0, nuevas plantillas y documentos de ejemplo( cerca de 150 diferentes).
Otras Condiciones y Características: El seminario tiene una duración de:
Cualquier información adicional en:
Levarcol Ltda Tel (574) 266 0661 Medellìn o a los correos
starsuitesun@gmail.com
starsuitesun@msn.com
En el próximo correo iniciare una serie de tres entregas tratando el nuevo componente de Bases de Datos de OO 2.0
Luis E. Vàsquez R
"DAR PIEDAD Y CONMISERACION ES FACIL; RECIBIRLA ES INFINITAMENTE MAS COMPLEJO"