7. Guía básica para migraciones exitosas a OpenOffice.org 2.0

Luis E. Vásquez nos expone con gran claridad algunas directrices básicas para migrar a OpenOffice.org en entornos corporativos y organizacionales

Tal vez las cuatro más ricas y útiles conclusiones que hemos sacado en los innumerables procesos de migración que hemos desarrollado en los últimos cinco años son:

En automatización de oficina en entidades públicas y privadas, los elementos de mayor uso son sin lugar a dudas los procesadores de texto y sus herramientas relacionadas, pues cerca del 75% de los usuarios reportan su uso cotidiano. Además para el 68% de estos usuarios es la herramienta de uso prioritario y con el que se desarrolla la mayor parte de sus funciones.
Casi la totalidad de los funcionarios, el 93%, que usan procesadores de texto o herramientas similares, desarrollan su actividad con una ausencia total de políticas corporativas y obedeciendo en general a procedimientos propios creados por la intuición del propio funcionario.
El hecho anterior es agravado porque la totalidad de los procesos corporativos no son desarrollados en base a la implementación adecuada de Plantillas y a sus diferentes técnicas de creación, administración, distribución y publicación.
Y finalmente porque en el nivel de conocimiento y uso, el 93% de los usuarios de MS Office es medio y en un gran porcentaje bajo o elemental. Solo un 7% del total se puede considerar como proeficiente o de medio alto y alto. Esta característica puede aprovecharse de manera importante para mostrar de manera contundente herramientas únicas, poderosas y de excelente manejo que existen en OpenOffice.org y que no tienen paralelo en MS Office, tales como el Estilista y el Navegador.

Por lo anterior y para facilitar de manera importante los procesos para un inicio exitoso de migración, lo primero que proponemos es la generación de las primeras políticas corporativas, que sean implementadas como elementos del trabajo cotidiano. La implementación de estas simples guías evitará gran cantidad de las dificultades iniciales.

Usar los estilos de caracteres y de párrafos en lugar de apliación directa de formato en áreas arbitrarias del documento.
Para espaciado entre párrafos usar las parámetros espaciado antes y/o después, en lugar de simplemente usar la tecla return o enter múltiples ocasiones, especialmente en áreas de numeración, indexación y marcas o viñetas usadas como sangrías de un documento.
Usar las características propias del estilo de párrafos, tales como la definición de viudas y huérfanas para mantener el texto unido, en lugar de usar saltos manuales de página.
Por ningún motivo usar múltiples tabulaciones o espacios (1) para alinear texto y en su lugar especificar el uso de tablas.
(1) Nota del Editor: Soy conocido en mis clases por amenazar humorísticamente a mis alumnos con mutilaciones de las manos por usar indebidamente la barra espaciadora :-D
Recomendar el uso de tabuladores previamente programados en la barra horizontal, para la alineación automática de texto en forma tabular, inclusive los poco usados tabuladores decimales.
Recupere de MS Office todas las tablas y/o bases de información que el usuario haya desarrollado en la creación de diccionarios, tablas de autoreemplazo, autotexto y autocorreccion y hágalas inmediatamente parte de la instalación de OpenOffice.org.
Use solo fuentes comunes y que de manera general obedezcan a estándares internacionales o locales.
Diseñe e implemente ya y de manera inmediata el uso obligatorio de por lo menos dos plantillas estándar; una para memorándum interno y otra para carta comercial clásica.

En una próxima entrega mostraré la configuración de Herramientas -> Opciones, que mejor resultado nos ha proporcionado en procesos exitosos de migración.

Luis E. Vásquez
"RECIBIR CONOCIMIENTO SIN EGOISMO; NOS HABILITA DE MANERA INMEDIATA PARA DAR SABIDURIA"