9. Directrices para migración de Excel a Calc

Una acumulación de trabajo me ha retrasado la transcripción de la novena entrega de Luis E. Vásquez sobre las novedades de OpenOffice.org y como enfocar el trabajo para obtener migraciones exitosas en entornos corporativos desde las aplicaciones de Office de Microsoft.

Disfrutadlo; hay unas recomendaciones muy interesantes.

Así como los usuarios de de procesadores de texto tienen sus propias inclinaciones operativas , también los usuarios de Hojas de cálculo, especialmente los de MS Office, manejan y operan la herramienta usando procesos y pasos adquiridos de manera empírica y que con el tiempo se tornan en vicios o costumbres improductivas, que finalmente generan un bajo nivel de uso de la herramienta. También los usuarios de Hojas de cálculo, tienden a creer que son de mejor familia, que los usuarios de Procesadores de texto y que su trabajo requiere de más esfuerzo intelectual, lo cual es completamente inexacto.

Hemos encontrado que el total de las corporaciones asesoradas, usan la hoja de cálculo en algunas actividades de tipo transaccional, procesando los datos desde su fuente original, creando verdaderas aplicaciones corporativas, que operan de manera real en sus sistemas de información, así por ejemplo no es raro encontrar un sistema de Nómina y liquidación de Salarios y Jornales o un Sistema de Costos de Producción totalmente desarrollado usando hojas de Cálculo. Adicional a este evento los desarrolladores de estos ambientes tienden a creer firmemente, que estos procesos les pertenecen de manera exclusiva y que por ser de su propiedad pueden llegar a inferir directamente en el comportamiento del área desarrollada. Además esto hace a estos personajes imprescindibles en la organización pues en verdad son los únicos que conocen los intríngulis y vericuetos de dicha aplicación.

Según las propias encuestas de OpenOffice.org, el número de usuarios de las herramientas de procesamiento de texto casi dobla en número a los de hojas de cálculo, pues según los resultados publicados en diciembre de 2004 éstos son apenas el 27%, mientas que aquellos son el 50%. Esta tendencia nos muestra de manera clara que una buena implementación de políticas adecuadas para el uso de estos dos componentes, cubrirá a tres de cada cuatro empleados de la corporación.

Por lo anterior y para facilitar de manera importante los procesos para un inicio exitoso de migración, lo primero que proponemos es la generación políticas complementarias corporativas para hojas de cálculo, que sean implementadas como elementos del trabajo cotidiano. Este es un excelente inicio para la implantación gradual de Políticas Corporativas para el uso de Herramientas de Oficina:

Definir claramente los alcances aplicativos de la hoja de cálculo en la empresa, mostrando claramente que sus objetivos son: análisis consolidado de información, modelación y creación de prototipos y finalmente en la visualización gráfica de datos sensibles corporativos.
Implementar de manera inmediata políticas y normas nemotécnicas para la creación, mantenimientos y administración de nombres de archivos, documentos de texto, archivos de hojas de cálculo y sus hojas componentes.
Usar de manera regular técnicas de diseño de hojas de cálculo que hagan claro énfsis en el empleo y asignación de nombres de rangos, claramente definidos, que permitan tener un mapa completo de los procesos desarrollados. Así, por ejemplo, si estoy diseñando una hoja para el análisis mensual de las ventas será de mucha utilidad marcar y nombrar claramente áreas como ventas netas, ventas mes, devoluciones, descuentos, etc.
Implementar como proceso general en toda hoja de calculo la formulación natural o explicita, que permita autodocumentar las actividades desarrolladas, así por ejemplo en lugar de tener una fórmula como: D1 = SUMA(A1:A20) -SUMA(B1:B20)- SUMA(C1:C20), se tenga en su lugar: VENTAS_NETAS = SUMA(VENTAS_MES) - SUMA(DEVOLUCIONES) - SUMA(DESCUENTOS).
Generalizar, en todos los procesos de Impresión en hojas de calculo, el uso de rangos de Impresión que permitan una manipulación dinámica de ellos. Esta es una clara conclusión de las políticas de diseño y parametrización y facilitará grandemente la opción de impresión de áreas seleccionadas, que no sólo es bastante rápida, sino muy administrable.
Con las políticas anteriores introducir el concepto de documentación de la hoja de cálculo, que de manera general incluya entre otros temas: diseño y distribución de la hoja, descripción y entorno de nombres de áreas o rangos, formulación natural usada y notas especiales para la obtención de datos básicos y obtención de resultados finales de impresión y/o presentación gráfica.
Diseñe e implemente ya y de manera inmediata el uso obligatorio de por lo menos dos plantillas estándar creadas usando hojas de cálculo, por ejemplo una para "Informes de Caja Menor" y otra para "Informe y cálculo de Gastos de Viaje".

En el próximo correo mostraré la configuración de "Herramientas-Opciones" para hojas de calculo que mejor resultado nos ha proporcionado en procesos exitosos de migración.

Luis E. Vásquez
"ES MAS FÁCIL CONTAGIAR LA ALEGRÍA QUE ENSEÑARLA"