Recuperar la opción “Impresión en serie”

Tras cerrar el diálogo “Agregar comandos” y aceptar el diálogo “Personalizar”, ya tendremos disponibles en el menú Herramientas las dos opciones: el nuevo “Asistente para combinar correspondencia”, implantado en la versión 2.0 y el veterano “Impresion en serie”.

Ahora podemos utilizar cualquiera de las dos opciones para crear nuestras combinaciones de correspondencia. Para usarlas necesitaremos registrar la base de datos que vayamos a utilizar en OpenOffice.org. Aunque el “Asistente para combinar correspondencia” permite registrar la base de datos sobre la marcha, será mucho mejor registrar la base de datos como un proceso independiente.

 

Registrar una base de datos en OpenOffice.org

En OpenOffice.org podemos registrar casi cualquier tipo de base de datos, en diferentes formatos: hoja de cálculo, texto CSV, dBase, Access, Oracle, y, en general, cualquier base de datos accesible mediante ODBC o JDBC.

Una vez registrada la base de datos podemos utilizar los datos para crear mailings o analizarlos mediante el piloto de datos (tablas dinámicas).

En la versión 2.0 del programa se ha implementado una nueva aplicación denominada Base, un gestor de base de datos con su propio motor SQL. Base aspira a ser un equivalente para OOo del popular MS-Access.

Con Base podemos crear archivos de base de datos que:

• Gestionen directamente los datos gracias a su motor de base de datos relacional HSQLDB

  o bien,

• Establezcan una conexión con una base de datos externa

En cualquiera de los dos datos, Base permite diseñar tablas, establecer relaciones, crear vistas y consultas y crear formularios e informes, dependiendo de las posibilidades de la base de datos accedida. Por ejemplo, en bases de datos basadas en hoja de cálculo no podemos crear consultas que relacionen varias tablas.

En versiones anteriores de OpenOffice.org podíamos registrar directamente cualquiera de estas bases de datos externas en el programa, pero desde la implementación de Base, necesitaremos crear un archivo Base (con extensión .odb) que establezca la conexión con el origen de datos (de forma parecida a los orígenes de datos DSN que debemos establecer para conectarnos desde otros programas mediante ODBC en Windows).

Para el ejemplo que sigue consideraremos una hoja de Excel, ubicada en el escritorio y denominada “datos.xls” que contiene los datos de una lista de contactos.

En primer lugar, crearemos un nuevo archivo Base con el menú Archivo -> Nuevo -> Base de datos.

 

 

En el asistente emergente, seleccionaremos “Conectar con una base de datos existente” y en el desplegable optaremos por “Hoja de cálculo”

 

 

Pulsando el botón “Siguiente” podremos seleccionar nuestra hoja de cálculo.

 

 

 

En el tercer y último paso del asistente, escogeremos la opción “Sí, registrar la base de datos” y desactivaremos “Abrir la base de datos para editar” por no ser necesaria en este momento.

Tras pulsar “Finalizar”, un diálogo nos pedirá el nombre y ubicación para el nuevo archivo de base de datos.

En el ejemplo que estamos siguiendo la hemos denominado “datos” y la hemos ubicado en el Escritorio, que ahora contendrá dos archivos:

• “datos.xls”, la hoja de cálculo que contiene los datos que utilizaremos

• “datos.odb”, el archivo Base que establecerá la conexión con los datos desde OOo

Ahora ya tenemos nuestra base de datos registrada para usarla desde OpenOffice.org con cualquier propósito.

 

 

 

Usar el Asistente para combinar correspondencia

Veamos en primer lugar como usar el nuevo "Asistente para combinar correspondencia" implementado en la reciente versión 2.0 de OpenOffice.org.

Importante: para poder reutilizar el documento con los campos de la base de datos, es preciso almacenarlo en formato OpenDocument (odt), pues en formato Word (.doc) no funcionará.

Activaremos el asistente seleccionándolo en el menú Herramientas -> Asistente para combinar correspondencia. En el primer paso del asistente podemos escoger entre diversas opciones cual será el documento principal de la combinación.

El siguiente paso del asistente nos permite escoger entre "Carta" y "Mensaje de correo electrónico". Tras seleccionar "Carta" y pulsar "Siguiente", llegamos al tercer paso del asistente.

La pulsación de "Seleccionar lista de direcciones" nos permitirá seleccionar la base de datos "datos" que hemos registrado anteriormente.

Adicionalmente, desde aquí podríamos agregar otra base de datos, crear una nueva lista de direcciones, o filtrar los datos según algún criterio.

Tras aceptar el diálogo, podemos asignar el bloque de direcciones para nuestra combinación, según diferentes diseños que podemos seleccionar pulsando el botón "Más".

Pulsando el botón "Editar" podremos eliminar los campos que no sean necesarios; en nuestro ejemplo eliminaremos "Compañía" y "Código Postal". Un cuadro con vista previa nos permitirá comprobar el resultado final.

Seguidamente, asignaremos los campos correspondientes al bloque de direcciones pulsando el botón "Asignar campos"

Podemos comprobar en el cuadro de diálogo del asistente si están debidamente configurados todos los campos. Hasta que no sea así no se nos habilitará la posibilidad de avanzar a los pasos siguientes.

El paso 4 del asistente nos permitirá crear un saludo personalizado, útil en el caso de que dispongamos de algún campo que permita determinar el género masculino o femenino de nuestros contactos.

En el paso 5 del asistente, determinaremos la posición del bloque de direcciones a nuestra conveniencia.

El paso 6 del asistente nos permite editar el documento para completar el texto de la carta pulsando el botón "Editar documento".

Al pulsar "Siguiente", un cuadro de diálogo nos permitirá comprobar el progreso del proceso de combinación.

Tras efectuar la combinación, llegaremos al paso 7 del asistente, que nos permitirá editar individualmente el documento combinado, en caso de desearlo.

Finalmente llegamos al paso final del asistente. Aquí podemos seleccionar entre diferentes opciones: guardar el documento inicial, el combinado, imprimir este último o enviarlo como correo electrónico; cada una de estas posiblidades nos mostrará diferentes opciones.

Es recomendable guardar el documento inicial, lo que nos permitirá volver a reutilizar el mismo documento en otras ocasiones. Para ello bastará tan sólo volver a llamar al asistente, optando en el primer paso por "Empezar a partir de un documento inicial guardado recientemente".

Este método que hemos detallado nos resultará útil para escribir cartas o enviar correos masivos, pero ¿qué ocurre si deseamos imprimir etiquetas o utilizar los campos de la base de datos para algo diferente al típico bloque de direcciones?

Para ello utilizaremos la opción de "Imprimir en serie" que hemos recuperado desde las profundidades de los comandos ocultos de OpenOffice.org.

Imprimir en serie

Para ilustrar el uso de esta opción, veremos la creación de unas etiquetas que contendrán los datos de la base “datos” que hemos registrado anteriormente.

Importante: para poder reutilizar el documento con los campos de la base de datos, es preciso almacenarlo en formato OpenDocument (odt), pues en formato Word (.doc) no funcionará.

 

En primer lugar, mediante el uso de tablas, crearemos el diseño de las etiquetas.

Seguidamente insertaremos los campos apropiados en la primera etiqueta. Esto lo podemos efectuar mediante tres métodos diferentes.

1. Inserción de campos

 

El menú Insertar -> Campos -> Otros nos mostrará un cuadro de diálogo donde seleccionando la pestaña “Base de datos” podremos seleccionar cada campo de la base de datos deseada (“datos” en el ejemplo) y pulsar el botón “Insertar” para añadirlos al documento.

 

2. Arrastre desde el navegador de bases de datos

 

 

El menú Ver -> Fuentes de datos (o la simple pulsación de <F4>) abre el navegador que nos permite manejar con facilidad las bases de datos registradas en el sistema. En el navegador, seleccionamos la tabla con los datos deseados, que se mostrarán en el mismo panel. Bastará con arrastrar el encabezado de la columna deseada hasta el documento para que se inserte el campo correspondiente.

 

3. Desde el diálogo de “Imprimir en serie”

Abrimos el menú Herramientas -> Imprimir en serie y en el diálogo que aparece, seleccionamos “A partir de este documento”, seguidamente “Fuente de datos existente” y al aceptar aparecerá el diálogo de “Campos”, pero restringido a la pestaña “Base de datos”. Esto funcionará así solamente en el caso de que no hayamos insertado aún ningún campo en el documento; si ya tenemos algún campo en el documento, aparecerá el diálogo de “Imprimir en serie” que veremos más adelante.

En un diseño de etiquetas, a no ser que deseemos que se repita una misma etiqueta en toda la página, necesitaremos añadir un campo de “Registro Siguiente” para que cada etiqueta refleje un contacto diferente.

Tras añadir el resto de campos que necesitemos en la etiqueta, activaremos el menú Ver -> Nombres de Campos para poder examinar los cambios que se producirán y activamos el menú Insertar -> Campos -> Otros.

 

 

En la pestaña Base de datos, seleccionamos “Registro siguiente” en la lista “Tipo de campo”, y tras pulsar “Insertar” en nuestro diseño de etiqueta aparecerá el campo correspondiente, que provocará el salto de registro de una etiqueta a otra.

 

 

Una vez diseñada la etiqueta en la primera celda, copiaremos su contenido y lo pegaremos en el resto de celdas. Con ello ya tendremos nuestra página de etiquetas perfectamente preparada para imprimarlas en serie.
Para finalizar el proceso activaremos el cuadro de diálogo para “Impresión en serie”. Al abrir el menú Herramientas -> Impresión en serie, determinaremos que vamos a crear “A partir de este documento”, tras lo cual nos aparecerá el cuadro de diálogo, que muestra una vista previa de la base de datos y diversas opciones.

 

 

Exploremos un poco las diferentes posibilidades:

• Si deseamos filtrar la base de datos, podemos hacerlo mediante los iconos de los embudos en la barra de herramientas, “Autofiltro” y “Filtro estándar”.
• Podemos ordenar los datos con los iconos “Ordenar ascendente” y “Ordenar descendente”
• Podemos seleccionar registros individuales manteniendo pulsada la tecla <Ctrl> mientras pulsamos en la barra de selección de registro.
• En la sección “Registros” escogeremos entre combinar “Todos”, “Registros seleccionados” (sólo si hemos seleccionado individualmente) o “Del” para escoger desde un registro de una posición determinada hasta otro.
• En la sección “Destino” podemos escoger “Impresora” o “Archivo”
• Importante: si escogemos “Archivo”, preparar un directorio temporal para descargar la combinación, pues a diferencia del “Asistente para combinar correspondencia” la combinación no se efectúa en un sólo documento, sino que crea un documento para cada registro combinado, así que si escogemos una carpeta de trabajo corriente, corremos el riesgo de llenarla de documentos.
• Los últimos apartados “Nombre de archivo a partir de”, nos permitirán escoger entre nombrar los documentos de combinación a partir del contenido de un “Campo de la base de datos”, o “Manualmente” escogiendo un nombre base. Por ejemplo, si escogemos el nombre “carta”, la Impresión en serie creará documentos carta-0, carta-1, carta-2, etc.

Tras aceptar, se efectuará la acción deseada e imprimiremos directamente en la impresora o en un archivo la combinación.

Con esto finalizamos esta visión general sobre las peculiaridades de la combinación de correspondencia en OpenOffice.org.