Cambiar el orden de las hojas en un cuaderno de cálculo

Para cambiar el orden de las hojas en un cuaderno de cálculo, siga estos pasos:

1. Seleccione la hoja que desea mover.
2. Posiciónese sobre la pestaña de la hoja y haga clíck con el botón derecho del ratón, seleccione la opción del menú contextual 'Desplazar/Copiar hoja...'
3. En la ventana de diálogo que aparece, asegúrese de que la opción 'Copiar' no está seleccionada.
4. seleccione la hoja que estará después de la hoja que esta apunto de mover, si desea mover la hoja a la última posición seleccione la opción 'Desplazar a la última posición'. (Como puede darse cuenta este método también sirve para copiar una hoja a otro documento de una maneras más profesional que un simple Ctrl+C y Ctrl+V).

Haga clíck en 'Aceptar'

Más fácil aún: seleccione y arrastre la pestaña con el nombre de la hoja.

Usted también puede renombrar y borrar una hoja con las opciones de la pestaña.

Funciones matriciales: obtener histogramas usando FRECUENCIA()

Fredy Cifuentes, de Chile, nos envía este ejemplo de uso de funciones matriciales

Una de las acciones más comunes al hacer un análisis estadístico es obtener la distribución de frecuencia de un grupo de datos.

Por ejemplo, supongamos que tenemos las calificaciones del examen semestral de dos grupos de 20 alumnos de preparatoria, la calificación máxima del examen es 20 y queremos conocer la distribución de las calificaciones de ambos grupos agrupadas en rangos de 4. Es decir, cuántos alumnos sacaron 4 o menos, cuantos entre 4 y 8, etcétera.

Para ello utilizaremos la función matricial FRECUENCIA.

Las fórmulas matriciales, son unos tipos de fórmulas que nos permiten efectuar cálculos con bloques completos de celdas. Habitualmente, las fórmulas matriciales se introducen con todas las celdas donde debe aparecer la fórmula seleccionadas, y en vez de introducirla con el habitual [Intro], lo haremos con [Mayus + Ctrl + Intro]. Cuando usamos funciones matriciales mediante el asistente para funciones, éste mismo se encarga de introducir la fórmula debidamente, así que no debemos preocuparnos de la selección previa, ni de la combinación de teclas para introducir la fórmula.

Colocamos los valores del Grupo 1 en el rango C6:C16 y los del Grupo 2 en el rango D6:D16.

En el rango F6:F10, relacionaremos los límites de valores para los cuales deseamos obtener la distribución: 4, 8, 12, 16 y 20.

Nos situamos en la celda G6, activamos el asistente para funciones, seleccionamos la categoría "Matriz", y la función FRECUENCIA. Tras pulsar el botón "Siguiente", el asistente nos pedirá las opciones "Datos" y "Grupos".

En "Datos" seleccionaremos el rango C6:C16 (los datos correspondientes al primer grupo de calificaciones)

En "Grupos" seleccionaremos el rango F6:F10 (los intervalos de calificaciones cuyas frecuencias deseamos obtener)

Al aceptar el diálogo, Calc introducirá las frecuencias deseadas en el rango G1:G11. Observemos como se ha escrito esta fórmula: {=FRECUENCIA(C6:C16;F6:F10)}. Las llaves {...} nos indican que la fórmula introducida es de tipo matricial.

NOTA: Tal como hemos comentado antes, si en vez de usar el asistente hubiésemos introducido la fórmula directamente, hubiésemos debido seleccionar el rango G1:G11, escribir la fórmula (sin las llaves {...}) e introducirla pulsando [Mayus + Ctrl + Intro]. El asistente para funciones es el que permite introducirla con más facilidad.

A continuación, siguiendo el mismo método, introduciremos en el rango F1:F11 las frecuencias correspondientes a las calificaciones del segundo grupo (rango D6:D16).

Ahora, ya podemos obtener el histograma de la distribución de frecuencias:

Funciones para redondeo de importes (REDONDEAR).

La función REDONDEAR nos permite hacer lo que dice su nombre: redondear cantidades. Vamos a mostrar un poco la forma de usarla (lo que se verá a continuación funciona tanto en OpenOffice.org Calc como en MS-Excel)

Sintaxis de uso:
=REDONDEAR(IMPORTE, DECIMALES)
donde:
IMPORTE puede ser un valor o una referencia a una celda que contenga un valor.
DECIMALES, un número entero (o una referencia a celda que contenga un número entero) que indica a cuántos decimales se desea redondear.

Un truco poco utilizado en esta función es que si DECIMALES es un ENTERO de signo negativo, el redondeo se produce a la izquierda del separador decimal, obteniendo decenas, centenas, miles, etc.

Lo veremos más facilmente con un ejemplo:

Conteniendo A1 el valor 3158,325

REDONDEAR(A1;2) = 3158,33
REDONDEAR(A1;1) = 3158,3
REDONDEAR(A1;0) = 3158
REDONDEAR(A1;-1) = 3160
REDONDEAR(A1;-2) = 3200

Muy útil para calcular precios "políticos", aunque en ese caso es mejor utilizar REDONDEAR.MAS, que siempre redondea por arriba. ;-)

Si PRECIO es 23423:
=REDONDEAR.MAS(PRECIO;-3)- 5 dará como resultado: 23995

De forma análoga a REDONDEAR.MAS, tenemos REDONDEAR.MENOS, REDONDEA.PAR o REDONDEA.IMPAR (no estoy seguro de que estas dos últimas estén disponibles para Excel)

¡Cuidado con el separador de listas! Yo he puesto el punto y coma (;) por que es el que corresponde en la localización española, con otras configuraciones regionales se puede utilizar diferente puntuación para ello.

Importar ficheros de texto en Calc

En ocasiones, tendremos un fichero TXT con información estructurada que deseamos importar a una hoja de cálculo, pero cuando lo abrimos desde Calc, lo reconocerá como un archivo de texto y, consecuentemente, lo abre con Writer.

Para que sea reconocido por Calc, debemos hacer Archivo => Abrir, y en Tipo de Archivo, seleccionar "Texto CSV (*.csv;*.txt)", seleccionar el archivo y ya aparecerá el diálogo de importación de texto, que nos muestra la estructura y permite definir algunos parámetros de la importación.

Si, previamente, cambiáis la extensión TXT por CSV, el reconocimiento de este tipo de archivo será automático.

La extensión CSV (Comma Separed Values) es un formato estándar de intercambio de información tabulada.

Truco adicional

A veces tendréis que importar ficheros de texto con valores numéricos donde el separador decimal es el punto. En esas ocasiones os encontraréis que determinados valores os los transforma en fechas; por ejemplo, 15.1 lo cambia en 15/01/04. Además el resto de los números los trata como texto, con lo cual tenéis que hacer las operaciones de conversión oportunas.

La solución: En el diálogo de importación de texto, seleccionad los campos numéricos (admite selecciones múltiples) y seleccionad Tipo de Campo: Inglés (US). Reconocerá todos los valores numéricos perfectamente.

Impresionantes problemas de impresión en Calc

Cuando imprimo, Calc me imprime todas las hojas

Motivo:

La impresión de hojas tiene en Calc un comportamiento predeterminado diferente:

• Excel:

imprime la hoja activa, o las hojas seleccionadas, si hay más de una.

• OpenOffice.org Calc

imprime todas las hojas del documento.

Solución:

En el cuadro de diálogo de Archivo -> Imprimir, hay un botón "Opciones" que abre un diálogo con dos casillas: "no imprimir páginas vacías" e "imprimir sólo hojas seleccionadas". Activando ambas casillas se acabarán nuestros problemas.

Para no tenerlo que hacer cada vez que vamos a imprimir, se pueden predeterminar en Herramientas -> Opciones -> OpenOffice.org Calc -> Imprimir, con lo que ya no nos tendremos que preocupar más por eso.

Calc sólo me imprime parte de las hojas de un documento Excel importado

Motivo:

Hay definida al menos una área de impresión, que es tratada de forma diferente por los dos programas:

• Excel:

imprime las hojas que tengan definida área de impresión de acuerdo con las especificaciones de la misma, y además imprime de forma normal las hojas que no tienen definida área de impresión.

• OpenOffice.org Calc

imprime exclusivamente las áreas de impresión definidas en el documento.

Soluciones:

• Definir todas las áreas de impresión que necesitemos
  

  Se puede hacer fácilmente con Ver => Previsualización del salto de página; seleccionando el área deseada, pulsar el botón secundario del ratón y en el menú contextual, Definir (o Añadir) área de impresión. Si además, necesitamos definir filas de repetición en cada página del área, ir a Formato => Áreas de impresión => Editar => Filas a repetir.

• Eliminar las definiciones de áreas de impressión.
  

  Bien fácil con la Previsualización del salto de página. En cada hoja, donde haya establecida un área de impresión, pulsar el botón secundario del ratón y en el menú contextual, Restablecer el área de impresión.

• Seleccionar el área que deseamos imprimir y hacer Archivo => Imprimir => Selección

(dependerá de la estructura del documento y de nuestras necesidades, que nos resulte más conveniente una u otra) Sugerencia: Resultará más cómodo el uso de áreas de impresión se añadimos unos iconos con estas funciones de añadir o eliminar área de impresión a la barra de objetos. Más información: Buscando por las páginas de soporte de OpenOffice.org con mi inglés Almodovar-Style, entiendo que la versión 2.0 incorporará una opción al diálogo Archivo => Imprimir => Área de impresión que permitirá seleccionar "Hoja entera", con lo cual el programa prescindiría de las áreas de impresión establecidas. Se puede hacer el seguimiento de esta cuestión en http://www.openoffice.org/issues/show_bug.cgi?id=4063.

Listas de clasificación personalizadas

Una de las características más útiles de Calc es el autorellenado de celdas. Por ejemplo, si usted inserta en las celdas B1 y B2 los valores 100, 200 respectivamente y a continuación selecciona estas dos celdas, con sólo arrastrar el puntero de celda hasta la B6, Calc rellenará las celdas con los valores de incremento tomando como referencia las dos primera celdas, es decir, los valores 300, 400, 500 y 600 aparecerán en B3, B4, B5 y B6. Esta función de autorellenado también funciona con fechas. Sin embargo en ocasiones Calc no puede inferir la lógica de la primera secuencia para rellenar el resto por lo cual sólo repetirá la secuencia sin incrementar los valores.

Para hacer que Calc reconozca secuencias que nos interesan se pueden crear listas de clasificación personales seleccionando en la barra de menú Herramientas => Opciones => Hoja de calculo => Listas de clasificación. Por ejemplo, supongamos que tenemos un catálogo de software y con frecuencia perdemos tiempo reescribiéndolo a mano una o abriendo otro documento para cortar y pegar. Para tener siempre nuestro catálogo a mano creamos una lista de clasificación:

Ahora basta escribir ?Gimp? y luego arrastrar el puntero de celda hacia cualquier posición para que las celdas se autorellenen:

Recálculo manual o automático

En ocasiones, si tenéis alguna hoja de cálculo muy grande, con largas listas de datos, montones de fórmulas y muchísimas hojas, podéis notar cierta demora cada vez que introducís algún dato.

En esos casos puede resultar interesante desactivar el cálculo automático, para que no recalcule todo cada vez que introduzcáis algún contenido.

Para ello, desactivar la opción Herrramientas => Contenido de las celdas => Cálculo automático.

Entonces, podréis introducir datos en la hoja a toda velocidad y cuando vosotros queráis actualizar los cálculos no tenéis más que pulsar <F9>.

Naturalmente, eso puede ser algo excepcional, y si llegáis a verlo necesario, posiblemente es que el diseño de la hoja se ha complicado tanto que sería conveniente rediseñarla, utilizar una base de datos o alguna otra solución, según vuestra necesidad.

Vincular celdas desde otro archivo de Calc (función DDE)

Una forma de hacer esto es abrir el archivo fuente, seleccionar y copiar (CTRL + C) las celdas deseadas, luego en una segunda hoja de cálculo seleccionar una celda y elegir la opción de menú Editar => Pegado Especial y en la subsección Opciones elegir la opción Vincular.

Una manera más directa de hacer esto es escribir la ruta, la hoja y la celda del valor que nos interesa directamente en la barra de fórmulas siguiendo el siguiente formato:


=DDE(soffice; RutaAlarchivo; NombreDeLaHoja.UbicaciónDeLaCelda)


Por ejemplo:


=DDE("soffice";"/home/manuel/Tesis/Datos.sxc";"Promedios.C23").


De la Ayuda de OpenOffice.org:
DDE significa "Dynamic Data Exchange" (intercambio dinámico de datos), un precursor de OLE, "Object Linking and Embedding" (Vinculación e incrustación de objetos). DDE vincula los objetos a través de referencias de archivo, no los incrusta.