Por Bruce Byfield, Traducido por Alexandro Colorado y José L. Marcos.
Las diferencias en funcionamiento de OpenOffice.org en comparación con Microsoft Office, y por que OpenOffice.org es mejor.

"¿Dónde están mis formatos personalizados? Me he pasado horas preparándolos, y ahora cuando abro un documento nuevo, han desaparecido."

Este grito de pánico, u otros similares, se envían casi a diario a la lista de usuarios de OpenOffice.org. La mitad de las veces, el problema es que quienes las envían no han oído hablar de las plantillas. En la otra mitad de los casos, los remitentes de esas quejas esperan que las plantillas se comporten en OpenOffice.org de igual modo a como lo hacen en otras suites de oficina, pero no es así. En ambos casos, la solución es conocer cómo se comportan las plantillas de OpenOffice.org, de manera que uno trabaje con ellas en lugar de contra ellas. El comportamiento de algunas plantillas de OpenOffice.org puede parecer fuera de lo normal, y al menos una de ellas es un bug, pero merece la pena conocerlas todas. Una vez que efectivamente se les conoce, uno se da cuenta de que la manera en que OpenOffice.org maneja las plantillas reduce las posibilidades de que surjan problemas y conflictos, y aumenta la portabilidad de los documentos.

¿Qué es una Plantilla?

En términos técnicos, una plantilla es cualquier documento de OpenOffice.org que lleva una "t" como segundo carácter de su extensión. Por ejemplo, en Writer, las plantillas tienen la extensión .stw, por oposición a la extensión .sxw empleada en los documentos normales. De igual modo, en Calc, la extensión de las plantillas es .stc.

Dado que esta definición no nos va a llevar muy lejos, intentémoslo de nuevo. Una plantilla es un documento cuyo diseño puede emplearse en otros documentos del mismo tipo. Una plantilla puede contener también un esquema del contenido. Esto resulta especialmente útil en Impress, cuya característica de Autopiloto nos permite seleccionar una plantilla para el formato y otra para el esquema. No obstante, la mayoría de las herramientas para plantillas dan por sentado que las vamos a utilizar para diseñar documentos.

Al emplear una plantilla, se evita tener que diseñar cada documento desde cero. En lugar de ello, se puede seleccionar una plantilla en Archivo -> Nuevo -> Plantillas y Documentos, y empezar a pensar inmediatamente en el contenido. Las plantillas resultan especialmente prácticas si estamos trabajando con una serie de documentos que deben tener todos la misma apariencia.

De vez en cuando, en la Lista de Usuarios de OpenOffice.org aparecen algunos que dicen que no pueden usar plantillas, porque cada documento que crean es único. Sin embargo, en la práctica esto rara vez es cierto. Con un poco de planificación inteligente, la mayoría de los usuarios se encuentran con que con menos de media docena de plantillas tienen cubiertas tres cuartas partes de sus necesidades en cualquier aplicación de OpenOffice.org. Por ejemplo, un estudiante puede caer en la cuenta de que todo lo que necesita en Writer son plantillas para sus trabajos académicos, informes de laboratorio, solicitudes de trabajo y cartas a la familia. En el caso de un ejecutivo, las plantillas pueden ser las de memos, faxes, cartas e informes. E incluso en el caso de documentos únicos, es probable que el usuario medio quiera crear una plantilla predeterminada que permita disponer de forma inmediata de las preferencias básicas en lo que se refiere a márgenes y fuentes.

De hecho, el empleo de las plantillas tiene que ver tanto con la lógica de OpenOffice.org que incluso quienes se resisten a usar las plantillas no pueden dejar de hacerlo. Aunque no son conscientes de ello, lo que quieren no es dejar de usar las plantillas, sino cambiar la plantilla predeterminada a voluntad. Sin embargo, como pronto se hará evidente, esta exigencia origina más problemas que beneficios.

Creación de una plantilla

En OpenOffice.org, las plantillas se diseñan del mismo modo que cualquier otro documento. Prácticamente, todo lo que puede ser personalizado en un documento puede guardarse en plantillas, incluyendo propiedades de documentos, estilos y campos. Algo que no se puede guardar en una plantilla es aquellas características que se almacenan en OpenOffice.org, y no en el propio documento. Entre ellas se encuentran el autotexto y los gradientes y demás opciones empleadas en el fondo de un objeto de dibujo.

Una vez que hayamos terminado el diseño de la plantilla, estamos listos para guardarla, y aquí es donde empieza la singularidad. Para empezar, si queremos guardar las opciones seleccionadas en Herramientas -> Numeración de Líneas, debemos asegurarnos de incluir un párrafo de cada nivel de líneas en la plantilla. Si no lo hacemos así, perderemos la configuración que hayamos definido para esta herramienta.

Aún mas importante es asegurarnos de no guardar la plantilla, la primera vez que la guardemos, empleando Archivo -> Guardar o Guardar como. Aunque estas herramientas disponen de la opción de guardar como plantilla, a las plantillas guardadas de esta manera no se les añaden unas cuantas líneas de código XML que son necesarias. Como consecuencia de ello, las plantillas así guardadas no aparecen en la lista del sistema de Gestión de Plantillas, aunque estén guardadas en los directorios de las plantillas. Aún peor, los documentos creados con plantillas que se han guardado de este modo no quedan vinculados a las plantillas para ser actualizados automáticamente. En lugar de hacerlo de esa manera, debemos guardar las plantillas empleando Archivo -> Plantillas -> Guardar. Si lo olvidamos y seguimos el camino lógico, podemos emplear las opciones de Importar Plantilla que se encuentran en la lista de órdenes de Archivo -> Plantillas -> Administrar -> Órdenes. Para posteriores acciones de guardar, se puede usar Archivo -> Guardar o Guardar como; lo que ocurre es que no funcionan para la primera acción de guardar.

Por cierto, el Sistema de Administración de Plantillas es una singularidad más. Se trata de un directorio virtual creado a partir de las rutas definidas en Herramientas -> Opciones -> OpenOffice.org -> Rutas -> Plantillas. Entre las rutas predeterminadas se encuentra una ruta general para la instalación mono- o multi-usuario, además de la ruta para el usuario individual. Se puede navegar libremente por el directorio, pero no podemos salir del mismo mientras estemos en la ventana de Administración de Plantillas. Si queremos tener un directorio para que los usuarios de un sistema multi-usuario puedan compartir las plantillas, deberemos cambiar los permisos de la ruta general para que todos los usuarios puedan escribir en ella, o bien añadir un directorio público a las rutas.

Cómo funcionan las plantillas con los demás documentos

Una vez que hayamos creado una plantilla, podemos basarnos en ella para preparar otros documentos seleccionándola en Archivo -> Nuevo -> Plantillas y documentos. Aquí es donde realmente empiezan los problemas para los nuevos usuarios, puesto que las plantillas de OpenOffice.org interactúan con los demás documentos de muy diferente manera a como ellos esperarían que lo hicieran según lo que han aprendido en otras suites de oficina.

En OpenOffice.org, las plantillas se rigen por 4 reglas básicas:

• Las plantillas de OpenOffice.org nunca pueden verse alteradas, en ningún caso, por los cambios efectuados en los documentos que se basen en ellas. Si queremos modificar una plantilla, deberemos seleccionar la orden Editar en la ventana de Administración de Plantillas.
• La plantilla denominada Predeterminada (no confundirla con la plantilla elegida como predeterminada, aunque probablemente será la misma) no puede modificarse en modo alguno desde dentro de OpenOffice.org. Tal como yo lo veo, para poder editar la plantilla Predeterminada tendríamos que editar el código fuente y recompilarlo, y pocos usuarios se van a tomar la molestia de hacerlo. Se puede definir otra plantilla como predeterminada para una aplicación mediante la orden Definir como predeterminada que se encuentra en la ventana de Administración de Plantillas. Pero la plantilla Predeterminada propiamente dicha no se ve afectada por este cambio. Podemos volver a definir la plantilla Predeterminada como predeterminada siempre que lo deseemos, seleccionando la orden Restaurar plantilla predeterminada.
• A cada documento sólo se le puede aplicar una plantilla. Si queremos añadir formatos de otra plantilla, los podemos importar empleando Formato -> Estilos -> Cargar, actualizando el documento posteriormente, la siguiente vez que lo abramos. Si lo que queremos es modificar la plantilla para un documento en concreto, seguiremos el mismo procedimiento. También podemos borrar la plantilla y sustituirla por otra que lleve el mismo nombre pero contenga diferentes formatos, o copiar y pegar el documento en la nueva plantilla. A pesar de todo, por más vueltas que le demos, la regla sigue estando vigente.
• La plantilla determina el formato inicial del documento; aparte de esto, los documentos pueden ser independientes de los formatos. Si lo que pretendemos es asegurarnos de que todos nuestros documentos de un tipo determinado tengan una apariencia similar, deberemos efectuar los cambios de formato en la plantilla, y luego aplicarlos a todos los documentos vinculados a esa plantilla. Sin embargo, nada impide que introduzcamos formatos que no aparecen en la plantilla en cualquier documento. Por otra parte, la primera vez que abrimos un documento después de que se haya modificado su plantilla, tenemos una oportunidad de añadir las modificaciones de la plantilla al documento. Si no lo hacemos así, entonces el documento ya no está vinculado a la plantilla (Si por accidente no lo actualizamos, deberemos cerrar inmediatamente el documento sin guardarlo y volver a abrirlo, prestando esta vez más atención a los mensajes que aparecen en pantalla.)

Estas reglas están lejos de ser arbitrarias. De hecho, parecen estar pensadas para eliminar algunas frustraciones que habitualmente conlleva el formateo de documentos en MS Office. En MS Office, los cambios que se hacen en un documento pueden pasar automáticamente a su plantilla. De hecho, la mayoría de los usuarios de MS Office actualizan sus plantillas de este modo por rutina. Como consecuencia de ello, con frecuencia ven con sorpresa que sus documentos parecen cambiar de formato espontáneamente cuando los abren. Así pues, para agravar el problema, normalmente los usuarios reformatean la plantilla predeterminada sin darse cuenta de lo que están haciendo. Por esta razón, la plantilla de MS Word raramente es idéntica en dos ordenadores. En el caso de versiones compartidas o en red, las mutaciones son aún más extrañas y rápidas. En esta situación, aplicar plantillas múltiples no hace más que aumentar la confusión. Las consecuencias de todo ello son pérdida de tiempo y falta de coherencia entre los documentos. En casos extremos, cuando las diferencias entre la plantilla y el documento aumentan en exceso, el resultado puede llegar incluso a la corrupción del archivo.

Por supuesto, estos problemas pueden evitarse poniendo en práctica unas cuantas precauciones sencillas de forma sistemática. Sin embargo, como ocurre con las medidas de seguridad, mucha gente no las lleva a la práctica.
En contraste con esta situación, el comportamiento de las plantillas en OpenOffice.org elimina todos estos problemas sin necesidad de adoptar precauciones especiales. Las plantillas están protegidas contra modificaciones accidentales, y los conflictos entre plantillas o entre plantillas y documentos prácticamente quedan eliminados. Aún más: si están disponibles las mismas fuentes, uno puede estar razonablemente seguro de que lo que ve en su ordenador es lo que los receptores de sus documentos verán en los suyos, sobre todo si se emplea la plantilla Predeterminada.

Las reglas de las plantillas en OpenOffice.org no son perfectas. En particular, sería útil disponer de métodos para cambiar de plantilla limpiamente y para volver a aplicar una plantilla una vez que un documento ha quedado desvinculado de ella. Sin embargo, podría darse el caso de que estos cambios no fueran posibles sin comprometer la protección que ofrece la situación actual. Tal como están las cosas, las reglas para las plantillas de OpenOffice.org garantizan que nuestro trabajo se vea facilitado sin añadir complicaciones adicionales. Una vez que entendamos cómo funcionan estas reglas y por qué, las valoraremos por la cantidad de tiempo que nos ahorran.

Bruce Byfield fue director de Stormix Technologies y Progeny Linux Systems, así como Editor Colaborador de Maximum Linux. Cuando no está delante del ordenador, escucha música punk-folk, cría loros y corre largas y dolorosas distancias por propia voluntad. Actualmente está trabajando en un libro sobre OpenOffice.org.

Fuente de URL: http://www.linuxjournal.com/article/7447