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10. Configuración de opciones para Calc (y algunos trucos para la migración desde Excel)

En su novena entrega, Luis E. Vásquez nos muestra como configurar las opciones de OpenOffice.org Calc para una cómoda migración desde Excel. También ha añadido algunas sugerencias para minimizar las "incompatibilidades" de fórmulas entre Excel y Calc. No os lo perdáis.


En la siguiente tabla detallaré la configuración de OpenOffice.org Calc, que adicional a la estándar, nos puede proporcionar el mejor ambiente en procesos exitosos de migración desde MS Office.




Herramientas -> Opciones -> Hoja de Cálculo General Métrica: Unidad Medida Cm Métrica: Tabulador 1,25 Actualización: A petición sí Configuración de entradas:
Extender Formatos
sí Configuración de entradas:
Expandir Referencias al Insertar
sí Configuración de entradas:
Utilizar parámetros de Impresión para ...
sí Configuración de entradas:
Mostrar aviso de sobreescritura
sí Ver Ayuda Óptica: Saltos de Página sí Mostrar: Exceso de Texto no Ventanas: Símbolos para esquemas sí Imprimir Páginas: No imprimir páginas vacías sí Hojas: Imprimir sólo hojas seleccionadas sí

Es importante hacer notar que en OpenOffice.org Calc 2.0 la compatibilidad con MS Excel ha sido notablemente extendida, pero aún persisten diferencias importantes que pueden ser bastante notorias en usuarios arraigados de MS Office y que pueden dificultar significativamente un proceso de migración, por lo que deben “atacarse” de manera inmediata. Para nosotros las mas importantes han sido:

  • El contenido de texto en las celdas de Excel es siempre iniciado con minúscula, contrapuesto a la misma operación en Calc, que se inicia con mayúscula; para conservar la compatibilidad se recomienda desactivarla usando la opción Herramientas -> Corrección automática -> Opciones retirando la selección a Iniciar todas las frases con mayúsculas.

  • El manejo, creación, edición y mantenimiento en general de objetos gráficos y OLE sigue siendo marcadamente diferente, por lo que se ocasionan continuas “distorsiones” y diferencias claras de visualización en documentos que tiene insertados diagramas, logotipos, marcas de agua, etc. Este punto puede resolverse en un alto porcentaje con solo activar en OpenOffice.org Herramientas -> Opciones -> Cargar/Guardar -> Microsoft Office, todas las opciones de ambas columnas Cargar y Convertir y Convertir y Guardar. Esto garantizará que al leer cualquier documento .xls, .doc, .ppt, .pps, etc., OpenOffice.org convertirá dichos objetos a su propio ambiente y cuando los salve de nuevo invertirá totalmente el proceso, garantizando su edición y administración posterior por MS Office. Esta opción también actúa al activar la función Guardar como... para todos los documentos con formato MS Office.

  • Otro punto de máxima importancia es la interpretación del contenido de las celdas de texto que hace Calc, pues una celda con contenido “1” (literal uno), es para Calc valorada como la cantidad cero; por el contrario, Excel valora dicho contenido como la cantidad uno. Esta característica modifica de manera importante los cálculos aritméticos por lo que se recomienda plantear este evento a los usuarios de manera clara e implementar trucos lo más simples posibles para su solución. A continuación se describe como realizar una simple operación de este tipo: así, por ejemplo, si A1 contiene “10” (literal diez) y A2 contiene 10 ( número diez) en A3 se realiza la suma de ambas celdas mediante la siguiente formula: =SI(ESNÚMERO(A1);A1+A2;VALOR(A1)+A2).

    Las formulas que usan matrices tales como SUMAR.SI(...), CONTAR.SI(...), sólo pueden hacer referencia a rangos simétricos de celdas, en contraste con Excel que puede hacer referencia a dos rangos asimétricos obteniendo resultados correctos, así en Excel la siguiente operación es valida:















    A B C D
    1 Código Valor Grupo
    2
  • 1

    55.343
    1

    =SUMAR.SI($A$2:$A$7;C2;$B$2:$B$5) 3 2

    55.344
    2

    =SUMAR.SI($A$2:$A$7;C3;$B$2:$B$5) 4 3

    55.345
    3

    =SUMAR.SI($A$2:$A$7;C4;$B$2:$B$5) 5 1

    4.000


    6

    2

    456.677



    7

    3

    657


    En el ejemplo anterior las formulas de la columna D, SUMAR.SI(...) hacen clara referencia a dos rangos asimétricos (número diferente de filas y/o columnas) y sin embargo se obtiene el resultado correcto pues Excel resume por el rango mayor, forzando la simetría en el proceso de cálculo. Sin embargo este mismo archivo al ser leído por Calc, genera en la misma formulación y en las celdas D2 a D5 un Err:504 (error en la lista de parámetros).

    La solución a este evento es simplemente hacer simétricos los respectivos rangos en la formula correspondiente.

    Existe un punto adicional que puede ser de mucha importancia para los que usan formulación estadística o financiera y es el referido al suministro de parámetros en funciones de Calc, pues este último no soporta la inserción de separadores consecutivos (coma o punto y coma, según configuración regional), para “mostrar” la ausencia de un elemento requerido; en cambio Excel acepta dicha representación. Así por ejemplo para calcular el valor de pago de anualidad, en Excel la formula =VA(0,05;10;100;;1) devuelve el valor 810,78; en Calc =VA(0.05;10;100;;1) devuelve Err:511 (falta una variable), para resolver este evento solo basta reformular =VA(0,05;10;100;0;1), agregando cero como parámetro ausente. Y se obtendrá el mismo valor.

En mi próxima entrega describiré con todo detalle el programa de entrenamiento de OpenOffice.org 2.0, dirigido a todo tipo de usuarios y personal administrativo que servirá para una exitosa implementacion y/o migración en los próximos dos trimestres.

Luis E. Vásquez

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