Parcialmente basado en Usar Calc como una base de datos simple, de Andrew Pitonyak, publicado en http://oooauthors.org (original en inglés)

En ocasiones, para manejar nuestra lista de datos, encontraremos limitadas las posibilidades que nos ofrecen los filtros automáticos (autofiltro) o el filtro predeterminado. Es entonces cuando podemos hacer uso de los filtros especiales, que superan algunas de esas limitaciones. Su uso no es del todo trivial, pues exige establecer los criterios de filtro en un rango de la propia hoja de cálculo, pero tienen unas opciones que los pueden hacer muy interesantes para ciertas necesidades.

Para seguir esta guía, puedes copiar y pegar los datos siguientes en una hoja de Calc. También puedes descargar el documento de ejemplo desde el enlace al pie de este artículo.

Pulsando sobre las capturas de pantalla, podrás ver las imágenes a tamaño real.

A diferencia del filtro predeterminado, que tan sólo admite tres condiciones (obsoleto, desde la versión 3, ya se disponen de ocho criterios), un filtro especial soporta hasta ocho condiciones de filtro. Los criterios para un filtro especial se almacenan en un rango de celdas de una hoja. El primer paso para crear un filtro especial será introducir los criterios de filtro en la hoja de cálculo.

1. Escoge un rango de celdas vacío en el documento de Calc. Este rango puede estar en cualquier hoja del documento (a diferencia de Excel, cuyos criterios para el filtro avanzado, deben estar en la propia hoja de los datos).
2. Duplica los encabezados de columna del área que va a ser filtrada en el área que contendrá los criterios de filtro. Ten muy presente que un espacio de más en los nombres de los encabezados puede hacer que no funcione correctamente el filtro, así que, aunque puedes escribirlos manualmente, lo más seguro es que lo hagas mediante Copiar y Pegar. No es imprescindible escribir todos los encabezados, basta con los que debas utilizar como criterio.
3. Ahora, introduce los criterios de filtro debajo de los encabezados de columna. El criterio en cada celda de una fila se conecta con Y lógico (AND). Los criterios en filas diferentes están conectados con un O lógico (OR).

Como ejemplo, para la tabla con la que estamos trabajando, el criterio podría estar definido como sigue:

Este criterio nos filtrará la tabla original de forma que tan sólo nos muestre las mujeres de Zaragoza, o las mujeres de altura mayor de 1,80 m (aunque no sean zaragozanas). El vínculo "O" entre las dos condiciones viene dado por haberlas ubicado en filas diferentes. En cambio los criterios que están en la misma fila vienen conectados por un vínculo "Y" (es decir, deben cumplirse ambos criterios simultáneamente). En el ejemplo: ser de Zaragoza Y ser mujer, O bien, ser mujer Y de altura superior a 1,80.

Aquí puedes observar la apariencia de la hoja de cálculo con los datos y criterios de ejemplo.

Después de haber creado los criterios, puedes aplicar el filtro especial de la siguiente manera:

1. Selecciona la tabla de datos a filtrar. Si el área de datos está delimitada por filas y columnas vacías (como debería ser) basta con que estemos situados en una celda dentro del área, pues Calc sabrá reconocer el área completa.
2. Usa Datos > Filtros > Filtros especiales para abrir el cuadro de diálogo Filtro especial
   
   
   
3. Selecciona el rango que contiene los criterios de filtro. Aquí Calc debería permitir leer los criterios del filtro desde un rango nombrado, pero algún error de esta versión del programa no lo permite, así que habrá que seleccionar manualmente el rango.
4. Haz clic en Aceptar.

Tu lista ya está correctamente filtrada, como puedes ver en la siguiente captura.

Para restablecer la lista de datos, bastará con ir a Datos > Filtros > Eliminar filtro

También se pueden establecer criterios más sofisticados y flexibles; por ejemplo, usando expresiones regulares. Para ello, en el cuadro de diálogo Filtro especial, debemos pulsar el botón Opciones, que nos ampliará el diálogo.

Las expresiones regulares son muy potentes (mucho más que los comodines '*' y '?' usuales en Excel), pero son algo más complejas. Como referencia básica usa esta tabla

Si estás interesado en profundizar en las posibilidades del uso de expresiones regulares, acude a la ayuda de Calc o a la Wikipedia (entre otros sitios).

Siguiendo con nuestro ejemplo, si deseamos obtener el listado de todos los hombres de nuestra lista, usando expresiones regulares, el criterio será:

Para que funcione el criterio, deberás mostrar las Opciones y activar la casilla Expresiones regulares. Tras aceptar el diálogo tendrás el listado de hombres de nuestra tabla de datos.

Otras posibles opciones son:

• Diferenciar entre mayúsculas y minúsculas
• Obtener los resultados del filtro en otra parte del documento (manteniendo intacta la lista original)
• Mostrar los datos sin repeticiones

Por su especial interés, veamos un ejemplo de esto último. Queremos obtener un listado de poblaciones de nuestra tabla de datos, pero queremos poblaciones únicas, sin repeticiones. Procederemos de la siguiente manera:

Estableceremos el rango de criterios en una columna de dos celdas, con la primera celda con el título Población y la celda inferior vacía.

1. Seleccionaremos tan sólo la columna de poblaciones de nuestra tabla (aquí sí que necesitamos seleccionar específicamente los datos deseados, pues Calc no sería capaz de adivinarlo).
2. Abriremos el diálogo de Filtro especial (Datos > Filtro > Filtro especial).
3. Activaremos la casilla Sin duplicados.
4. Activaremos la casilla Escribir resultados en y seleccionaremos la celda donde queremos obtener el listado (aquí si que permite seleccionar el destino de los datos mediante un rango nombrado).

Tras aceptar, obtendremos, sin repeticiones, el listado de las poblaciones que contiene nuestra tabla de datos.

¡Y hasta aquí hemos llegado! Espero que este tutorial resulte de utilidad para vuestros proyectos.

Nos vemos en la próxima receta de nuestro Recetario de OpenOffice.org .