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Trabajo con secciones en OpenOffice.org Writer

Os presentamos un tutorial que os adentrará en los secretos del uso de secciones. Pulsando sobre las imágenes las podréis ver a tamaño completo. Si deseáis imprimir el artículo, pulsad sobre en enlace "Versión para impresión" del pie. Los ejemplos utilizados se pueden descargar mediante el enlace al pie del artículo.

En Writer se pueden establecer secciones con diferentes propósitos:

  • modificar el formato de columnas, fondo, márgenes y notas al pie en una parte del documento.
  • ocultar parte del documento.
  • proteger partes de un documento o hacerlas editables en documentos de sólo lectura.
  • vincular secciones de otro documento (o un documento completo) en el documento actual.

A diferencia de Word, en el cual también se usan secciones para determinar el formato de página, en Writer esta funcionalidad se resuelve mediante el uso de estilos de página, por lo que no podremos usarlas para tareas de paginación.

En la versión española de OpenOffice.org hay cierta incongruencia en la denominación de las secciones, herencia sin duda de las viejas versiones del programa en que se las denominaba áreas.

Por eso nos encontraremos que dentro del programa a las secciones se las denomina:

  • Sección (en el menú Formato)
  • Área (en el menú Insertar)
  • Categoría (en el Navegador)

Los chicos de Softcatalà han hecho un buen trabajo de traducción al catalán, y en todos los menús y opciones del programa, aparecen como seccions. Gui?o

Crear una sección

Podemos crear una sección vacía, en cuyo interior podremos escribir nuevo texto, o, muy frecuentemente, podemos decidir que un texto que ya tenemos elaborado pase a integrar una nueva sección.

Para ello, seleccionaremos el texto deseado y pulsaremos el menú Insertar > Área.

En el diálogo emergente, podremos determinar un nombre significativo para la sección, o simplemente pulsar el botón Insertar y ya estará creada la sección. Adicionalmente, podemos establecer diferentes propiedades para la sección en las diferentes pestañas que muestra el cuadro de diálogo. Las comentaremos extensamente más adelante.

Otra forma de crear una sección automáticamente es aplicando un formato de columnas a una selección de texto, para lo cual podemos usar el menú Formato > Columnas.

Reconoceremos una sección por las línas de división que la delimitan al principio y final de la misma, así como por el texto con su nombre que aparece a la derecha de la barra de estado cuando el punto de inserción está su interior.

Editar una sección

En cualquier momento podemos editar las propiedades de cualquier sección mediante el menú Formato > Secciones, aunque si estamos dentro de la sección, quizás resulte más cómodo hacer doble clic en el nombre de la misma que aparece en la barra de estado.

En este diálogo podremos determinar si la sección es un vínculo con una sección de otro documento, si deseamos protegerla contra modificaciones (estableciendo opcionalmente una contraseña), o si queremos ocultar la sección; también podemos establecer la sección como editable en documentos protegidos globalmente.

Pulsando el botón Opciones, otro diálogo nos permitirá modificar el formato de la sección en cuanto a columnas, fondo, márgenes y notas al pie.

Eliminar una sección

Para eliminar una sección basta con seleccionarla en el diálogo de Modificar Áreas y pulsar el botón Quitar. Es una opción segura, pues aunque sección se borrará, el texto contenido en la misma permanecerá en el documento. Además, la acción puede deshacerse si nos damos cuenta al momento de que hemos suprimido una sección por error.

Márgenes especiales para partes del documento

Si deseamos que ciertas partes del documento dispongan márgenes izquierdo y derecho diferentes del establecido en el formato de página, crear una sección será lo ideal.

Para ello, al crear o editar la sección deseada, pulsaremos sobre la pestaña Sangrías donde podremos establecer márgenes a la izquierda y la derecha de la sección (“antes de la sección” y “después de la sección” es como les denomina el cuadro de diálogo).

El uso del término “Sangría” para referirse a los márgenes de la sección, resulta algo confuso, pues la Sangría (Indent) por definición es la distancia del párrafo hasta los márgenes del documento; creo que sería más apropiada la expresión Márgenes (Margins) para esta característica.

Los valores de estas “Sangrías” o márgenes pueden ser positivos (hacia el interior del documento) o negativos (hacia el exterior).
En la siguiente captura podemos comprobar el efecto de una Sangría izquierda de -1,5 cm. y una derecha de 7,5 cm. para la sección "Mi sección", en un documento A4 con márgenes izquierdo y derecho de 2 cm.

Una aplicación muy práctica puede ser si deseamos encabezados o pies de página con menor margen que el cuerpo del documento. Dado que no es posible establecer márgenes negativos para los encabezados y pies de página, podemos establecer un menor margen de página, y todo el cuerpo del documento insertarlo en una sección con un margen izquierdo determinado.

Formatear texto en columnas

El uso tradicional de las secciones, tanto en MS-Word como en OOo-Writer. Para ello, podemos usar Formato > Columnas, o editar la sección cuyo encolumnado deseamos modificar con Formato > Secciones (o doble clic en el nombre de la sección en la barra de estado).

Podemos determinar el número y ancho de columnas, la separación entre las mismas y activar una línea de separación entre columnas.

Veamos el efecto de formatear la sección del ejemplo anterior a dos columnas, con un espaciado entre ambas de 0,50 cm y una línea de separación de 1 pt.

Imagen o color para el fondo de sección

Es característica exclusiva de Writer la capacidad de aplicar una imagen o color de fondo a la sección. En las opciones de fondo, podremos escoger entre color o imagen, y en caso de seleeccionar imagen, podemos determinar si la misma estará vinculada y la ubicación de la misma.

Éste será el resultado de aplicar las opciones de la captura de pantalla anterior:

Proteger partes del documento frente a cambios

En ocasiones necesitaremos enviar un documento para que sea modificado por otros, pero no deseamos que puedan alterar ciertas partes del mismo. Otras veces, simplemente deseamos evitar modificaciones accidentales, incluso por nuestra parte.

Para proteger una sección del documento bastará con activar la casilla Protegida en el momento de crear la sección, o si ya está previamente creada, al proceder a su edición.

Cuando hemos protegido una sección, aparecerá el texto “sólo lectura” junto al nombre de la sección en la barra de estado, y cualquier intento de modificación de la misma mostrará un aviso, como se puede comprobar en la siguiente captura de pantalla.

Una aplicación práctica de esta funcionalidad es la creación de formularios protegidos, pues hay ciertos campos de documento que son modificables aunque estén dentro de una sección protegida. Los tipos de campos que se pueden modificar en una sección protegida son el Campo de entrada y la Lista de entrada.

Así es como se importan los clásicos formularios “protegidos” de Word. Puede comprobarse que todo el documento es una sección protegida y que se puede desproteger sin necesidad de conocer la contraseña. Gui?o

El uso de campos en documentos de Writer es materia que, dada su extensión, requiere otra entrega específicamente orientada al tema.

Vincular secciones de documentos

Frecuentemente, nos encontramos con textos como cláusulas estándar o políticas de calidad que deben aparecer en numerosos documentos. Es algo que generalmente resolvemos mediante Copiar y Pegar. ¿Pero qué ocurre cuando por algún motivo debemos modificar estos textos? Tenemos entonces la incomodidad de tener que volver a repetir la tarea para todos los documentos “dependientes”.

Este inconveniente lo podemos resolver mediante el uso de secciones vinculadas. A modo de ejemplo, preparemos un documento con los diferentes clausulados que debemos utilizar en múltiples documentos; entre ellos el relativo a protección de datos, que insertaremos dentro de una sección a la cual denominaremos “lopd”. El documento lo archivaremos con el nombre de “clausulas.odt” y lo cerraremos.

Entonces, en otro documento de ejemplo nos dispondremos a vincular la sección “lopd” del documento anterior.

Para ello, abriremos el cuadro de diálogo Insertar Área, pulsando sobre el menú Insertar > Áreas.
En el mismo, activaremos la casilla Vínculo. Observemos que automáticamente se activará la casilla Protegida, lo que impedirá la modificación inadvertida del texto (aunque si lo deseamos podemos desactivar la protección).

En Nombre archivo pulsaremos sobre el botón que nos permitirá seleccionar el documento “clausulas.odt”.

Pulsando el desplegable de Área, podremos escoger la sección “lopd” del documento “clausulas.odt”.

 

 

Tras aceptar el diálogo aparecerá el texto deseado en nuestro documento de ejemplo.
En caso de omitir el nombre de la sección, será la totalidad del documento “clausulas.odt” el que se insertará.

Ahora, si cambia el redactado de nuestra cláusula de protección de datos, no tendremos más que modificar el documento “clausulas.odt” y guardarlo. Cuando volvamos a abrir nuestro documento de ejemplo, Writer nos preguntará si deseamos actualizar los vínculos. En caso de tener abierto el documento en el momento de efectuar la modificación bastará con desproteger la sección si estuviese protegida, ir al menú Editar > Vínculos y tras seleccionar el vínculo, pulsar el botón Actualizar; tras cerrar el diálogo Modificar vínculos podemos volver a proteger la sección.

Este vínculo también se podría establecer mediante una instrucción DDE activando la casilla correspondiente, pero esto tan sólo estará al alcance de programadores expertos en la materia.

Ocultar partes del documento

En cualquier momento podemos querer ocultar una sección, auqnue quizás su mayor utilidad sea ocultarla en función de una variable. Es la técnica usada por el Asistente para combinar correspondencia, que permite mostrar “Sr.” o “Sra.” en función del sexo del destinatario.

En nuestro documento de ejemplo hemos creado un campo de usuario denominado “ocultar”, inicializado con el valor “No”.

Modificamos la sección y activamos la casilla Ocultar, estableciendo la condición Ocultar == Sí (también se podría expresar como Ocultar EQ Sí).

 

 

Así se verá nuestro ejemplo cuando la variable se establezca con un valor diferente a “

 

 

En cambio, cuando establezcamos el valor de la variable en “”, el resultado será el siguiente:

 

 

Editar secciones en documentos de sólo lectura

Al abrir un documento de Writer podemos activar la casilla Sólo lectura para evitar modificaciones accidentales del documento. También podemos forzar este comportamiento para un documento determinado en Herramientas > Opciones > OpenOffice.org > Seguridad, activando la casilla Recomendar abrir el documento como sólo lectura.

En este contexto el documento no es editable hasta que no pulsamos el icono Editar archivos de la barra de herramientas Estándar.

No obstante, si en una sección del mismo hemos activado la propiedad Editable en docs de sólo lectura, esa sección será editable en el documento. Naturalmente, si deseamos guardar las modificaciones deberemos hacerlo con otro nombre mediante Archivo > Guardar como.

Como habéis podido comprobar, un adecuado uso de secciones en nuestros documentos de Writer nos permitirá ser mucho más productivos con ciertas tareas y tener un mayor control sobre nuestros documentos. En una próxima entrega (que espero no se haga esperar tanto como ésta), nos extenderemos un poco sobre las posibilidades del uso de campos en Writer, que nos permitirán construir fácilmente formularios, usar fórmulas en documentos de texto, y algunas cosas más.

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