Veamos en primer lugar como usar el nuevo "Asistente para combinar correspondencia" implementado en la reciente versión 2.0 de OpenOffice.org.

Importante: para poder reutilizar el documento con los campos de la base de datos, es preciso almacenarlo en formato OpenDocument (odt), pues en formato Word (.doc) no funcionará.

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Activaremos el asistente seleccionándolo en el menú Herramientas -> Asistente para combinar correspondencia. En el primer paso del asistente podemos escoger entre diversas opciones cual será el documento principal de la combinación.

El siguiente paso del asistente nos permite escoger entre "Carta" y "Mensaje de correo electrónico". Tras seleccionar "Carta" y pulsar "Siguiente", llegamos al tercer paso del asistente.

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La pulsación de "Seleccionar lista de direcciones" nos permitirá seleccionar la base de datos "datos" que hemos registrado anteriormente.

Adicionalmente, desde aquí podríamos agregar otra base de datos, crear una nueva lista de direcciones, o filtrar los datos según algún criterio.

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Tras aceptar el diálogo, podemos asignar el bloque de direcciones para nuestra combinación, según diferentes diseños que podemos seleccionar pulsando el botón "Más".

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Pulsando el botón "Editar" podremos eliminar los campos que no sean necesarios; en nuestro ejemplo eliminaremos "Compañía" y "Código Postal". Un cuadro con vista previa nos permitirá comprobar el resultado final.

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Seguidamente, asignaremos los campos correspondientes al bloque de direcciones pulsando el botón "Asignar campos"

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Podemos comprobar en el cuadro de diálogo del asistente si están debidamente configurados todos los campos. Hasta que no sea así no se nos habilitará la posibilidad de avanzar a los pasos siguientes.

El paso 4 del asistente nos permitirá crear un saludo personalizado, útil en el caso de que dispongamos de algún campo que permita determinar el género masculino o femenino de nuestros contactos.

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En el paso 5 del asistente, determinaremos la posición del bloque de direcciones a nuestra conveniencia.

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El paso 6 del asistente nos permite editar el documento para completar el texto de la carta pulsando el botón "Editar documento".

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Al pulsar "Siguiente", un cuadro de diálogo nos permitirá comprobar el progreso del proceso de combinación.

Tras efectuar la combinación, llegaremos al paso 7 del asistente, que nos permitirá editar individualmente el documento combinado, en caso de desearlo.

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Finalmente llegamos al paso final del asistente. Aquí podemos seleccionar entre diferentes opciones: guardar el documento inicial, el combinado, imprimir este último o enviarlo como correo electrónico; cada una de estas posiblidades nos mostrará diferentes opciones.

Es recomendable guardar el documento inicial, lo que nos permitirá volver a reutilizar el mismo documento en otras ocasiones. Para ello bastará tan sólo volver a llamar al asistente, optando en el primer paso por "Empezar a partir de un documento inicial guardado recientemente".

Este método que hemos detallado nos resultará útil para escribir cartas o enviar correos masivos, pero ¿qué ocurre si deseamos imprimir etiquetas o utilizar los campos de la base de datos para algo diferente al típico bloque de direcciones?

Para ello utilizaremos la opción de "Imprimir en serie" que hemos recuperado desde las profundidades de los comandos ocultos de OpenOffice.org.